Você sabe como fazer uma gestão de folha de pagamento eficiente?

Todo gestor de recursos deseja reduzir os gastos da companhia e aumentar a produtividade do negócio. A boa notícia é que é possível cumprir esse objetivo de várias formas. Otimizar processos, reduzir multas e economizar com materiais são algumas delas.

Porém, muitos profissionais não sabem que um dos métodos mais eficazes de alcançar esses objetivos é exercendo uma inteligente gestão de folha de pagamento.

Esse é um assunto comumente ignorado pelos administradores, seja por não conhecerem a importância do tema ou pelo difícil manuseio do documento — dificuldade ocasionada pela complexidade da legislação tributária e trabalhista brasileira.

Entretanto, obter vantagens financeiras com esse documento não é impossível, desde que se tenha conhecimento sobre o assunto. Para ajudar você nesse processo, trouxemos neste post dicas importantes sobre como administrar a folha de pagamento de forma eficaz. Acompanhe!

Conheça a importância da gestão de folha de pagamento

Primeiramente, faz-se necessário delimitar o conceito correto da folha de pagamento. Esse documento tem o propósito de registrar e organizar a remuneração dos colaboradores, além de servir como comprovante de renda e atividade remunerada para fins legais.

Os cálculos realizados sobre a folha são baseados nos registros financeiros dos funcionários, como salários, bônus, descontos, faltas, horas extras, entre outros indexadores relacionados à atividade laboral. Dessa forma, o documento é um reflexo da gestão realizada sobre o pessoal da companhia.

Ao realizar uma administração inteligente sobre a folha de pagamento, há um aumento no controle da jornada de trabalho dos colaboradores — esse feito potencializa a produtividade e elimina gastos como horas extras não planejadas.

Também há identificação assídua dos tributos e encargos trabalhistas que refletem na folha (INSS, FGTS, férias, 13º salário, Imposto de Renda etc), permitindo um estudo minucioso do impacto dessas despesas no orçamento da companhia. Para ter acesso a esse controle é necessário seguir estratégias específicas, confira-as a seguir.

Fique atento às alterações no quadro de funcionários

Dependendo do ramo do negócio, seu quadro de funcionários pode ser dinâmico e sofrer mudanças constantemente. Essas alterações podem ocorrer em função de contratações, rescisões contratuais, promoções, aumentos salariais, entre outros coeficientes.

Cada um desses fatores refletem de forma diferente na folha de pagamento. Os aumentos salariais, por exemplo, geram um aumento no pagamento da Contribuição Previdenciária Patronal, pois esse tributo é calculado sobre 20% da remuneração paga ao colaborador.

Outro exemplo consiste nas promoções. Elas devem seguir o quadro de carreira homologado pelo Ministério do Trabalho e obedecer às regras de equiparação salarial impostas pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

Por essas razões, é essencial que o administrador monitore o quadro de funcionários e suas mudanças, pois elas geram impactos consideráveis sobre a folha de pagamento e, consequentemente, sobre as finanças da organização.

Tenha controle dos horários da jornada de trabalho

Para evitar complicações legais, faz-se essencial que as horas laboradas por cada um dos colaboradores sejam descritas na folha de pagamento conforme a realidade, pois, frente à Lei, prevalece os eventos ocorridos na prática. Caso haja divergências, serão aplicadas severas penalidades legais ao empregador.

Além disso, a legislação trabalhista impõe a obrigatoriedade do registro de ponto para as empresas cujo quadro de funcionários ultrapasse dez membros. Esse controle pode ser realizado manualmente ou por meio de equipamentos mecânicos ou eletrônicos.

Na prática, essa exigência é substancialmente benéfica à companhia, pois é possível controlar precisamente os horários de entrada, saída e pausas, bem como situações atípicas, como atrasos, horas extras e faltas.

Recomenda-se adotar o método eletrônico de registro de pontos, que processa automaticamente todas as ações que alteram a folha de pagamento, eliminando quaisquer dúvidas sobre os horários trabalhados pelos colaboradores e tornando o processo mais rápido, eficiente econômico.

Use a tecnologia na gestão da folha

Os avanços tecnológicos têm impactado positivamente o cotidiano de empresas de todos os tamanhos e ramos. Isso ocorre pela automatização de processos burocráticos, economia com materiais e tempo de forma generalizada.

Porém, a informatização das empresas será obrigatório com a vinda do eSocial. Esse sistema faz parte do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED) e fará com que o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias seja feito de forma virtual.

Como tudo será feito de forma automática e digital, há facilitação e agilidade nos cálculos, além de eliminar falhas humanas como erros matemáticos e atrasos nas declarações.

Recomenda-se a utilização de um bom software de gestão que atrele o sistema da companhia aos servidores governamentais. Dessa forma, tudo será atualizado instantaneamente, eliminando o dispêndio de tempo em tarefas puramente burocráticas.

A novidade também traz a obrigatoriedade da folha de pagamento digital, compelindo as empresas a prestarem as informações de forma online, conforme for determinado pelo Governo. Se o gestor utilizar um programa próprio para registros no eSocial, será possível eliminar mais uma tarefa burocrática e evitar desorganizações ou falhas nas informações.

Entenda as vantagens de terceirizar a gestão da folha de pagamento

Administrar a folha de pagamento é uma tarefa importante, porém, excessivamente complexa. Por essa razão é comum que as empresas contratem funcionários ou preparem uma equipe técnica exclusivamente para executar esse trabalho.

Contudo, esse ato pode ser bastante oneroso para a companhia, pois é necessário arquitetar um processo seletivo para escolher os melhores candidatos, treiná-los e adaptá-los, além de arcar com custosas verbas trabalhistas. Diante desse fato que a terceirização, também chamada de outsourcing da folha de pagamento, tem se popularizado entre as empresas de sucesso.

Ao fazê-lo, a terceirizadora transferirá todas as complicações a uma empresa de contabilidade especializada, competente e experiente na área. Isso assegurará inegáveis vantagens, entre elas:

  • eliminação de multas: diante da diminuição de falhas haverá, consequentemente, redução de multas, pois a terceirizada sabe exatamente como realizar as tarefas conforme os ditames legais;

  • modernização dos processos: sua companhia terá acesso aos sistemas já integrados ao eSocial, eliminando a necessidade de aprender como utilizá-los ou gastar tempo e capital informatizando o setor contábil;

  • foco na atividade principal: permite que a companhia foque em suas atividades principais, pois não se preocupará com atualizações da legislação e a implantação do eSocial.

Além dessas vantagens, a terceirização ainda garante o aproveitamento de eventuais novidades da legislação que favoreçam sua companhia. Por exemplo, com a chegada da reforma trabalhista, não há incidência de impostos sobre algumas gratificações, é possível terceirizar atividade-fim e contratar por home office.

É inviável exigir que o administrador interrompa suas atividades e dedique horas de estudos à Lei. Mas, como a terceirizada está sempre a par das novidades, elas já saberão como garantir proveitos à sua empresa.

Saiba como a gestão da folha influencia na tomada de decisões

É por meio da folha de pagamento que os gestores conseguem observar os custos exatos com mão de obra e seus respectivos impostos incidentes. 

Geralmente, esses gastos perfazem 50% dos custos gerais, esse percentual pode ser até mais elevado caso a empresa seja de prestação de serviços, pois elas detêm um quadro de funcionários maior.

Com uma boa gestão desse documento, os administradores terão em suas mãos custos fixos, pois, como não haverá desorganização na jornada de trabalho e no quadro de funcionários, não há gastos inesperados. 

Além de garantir maior capital para alocar na companhia, também possibilitará que decisões sejam feitas com mais segurança e assertividade. Facilitando o alcance de metas e, consequentemente, no desenvolvimento das empresas.

Pode-se concluir que a gestão de folha de pagamento não é um elemento que pode ser objeto de descaso. Ao controlá-la conforme as orientações acima, sua companhia será capaz de expandir sua lucratividade, destacar perante seus concorrentes e se tornar referência no mercado.

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