Veja como o eSocial vai impactar na contabilidade das empresas

O eSocial e contabilidade são os assuntos mais alarmantes para as empresas em 2018, afinal, suas novidades trarão impactantes alterações ao setor contábil de companhias de qualquer ramo e porte.

O sistema eSocial ainda não foi implementado, porém, é essencial que os setores contábeis se adaptem antecipadamente e que os envolvidos entendam de forma precisa como ele funciona, pois sua utilização será obrigatória a todos os empregadores do país a partir de 2018.

Muitos administradores e contadores detêm dúvidas de como o eSocial exatamente vai alterar a rotina da organização, não sabendo como serão as novas declarações fiscais, como acompanhá-las, verificar a situação da empresa e demais mudanças práticas.

Acompanhe a leitura deste post e entenda, de forma objetiva e detalhada, quais serão as mudanças práticas da implantação do eSocial em seu negócio. Boa leitura!

A tecnologia no eSocial e contabilidade

Esse tópico é um dos pontos principais do tema, pois foi graças ao patamar tecnológico alcançado atualmente que foi possível o surgimento do eSocial. A tendência das empresas é se reinventar informaticamente para beneficiar seus processos e aumentar sua lucratividade. Dessa forma, o governo não ficou para trás e também modernizou seus sistemas, buscando agilidade e economia.

O eSocial significa Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, fazendo parte do Sistema público de Escrituração Digital, o SPED. A premissa desses instrumentos é automatizar e unificar todo o armazenamento, autenticação, recepção e validação dos livros e documentos que fazem parte da escrituração contábil e fiscal das pessoas jurídicas.

Software de gestão contábil

Esses novos documentos não trazem mais burocracia e complicações para a empresa, pois, como se tratam de arquivos eletrônicos, tudo pode ser gerido por softwares especializados em gestão contábil.

A formatação, organização e envio de dados poderá ser feita de forma automatizada, como também o acesso aos dados pode ser realizado de forma ágil e de qualquer lugar, bastando que o programa tenha suporte para dispositivos móveis e servidores na nuvem.

Certificados digitais

Os certificados digitais são ferramentas de identificação virtual. Eles permitem que os atos dos contadores e os arquivos digitalizados sejam considerados válidos perante as repartições públicas.

As peculiaridades marcantes dessa tecnologia são a facilidade de manejo pelo usuário — bastando conectá-la aos computadores e inserir sua senha pessoal — e a segurança dos dados, pois os certificados fazem uso de chaves criptografadas que são arquiteturas matemáticas complexas de difícil falsificação, garantindo a integridade das informações.

A gestão de informações

Quanto ao modo de gestão das informações, a principal mudança consiste na unificação dos dados. Primeiramente, todo o processo legal será realizado de forma puramente eletrônica, não havendo necessidade de exportar documentos físicos.

Em virtude da automatização das informações e com as novas formas de declaração, o e-Social eliminou diversas obrigações acessórias, como a emissão e elaboração de:

  • cadastro geral de empregados e desempregados – CAGED;

  • comunicado de acidente de trabalho – CAT;

  • comunicação de dispensa e seguro-desemprego – CD/SD;

  • declaração do imposto de renda retido na fonte – DIRF;

  • declaração de débitos e créditos tributários federais – DCTF;

  • guia de recolhimento do FGTS e informações à previdência social – GFIP;

  • guia de previdência social – GPS;

  • livro de registro de empregados – LRE;

  • manual normativo de arquivos digitais – MANAD;

  • perfil profissional previdenciário – PPP;

  • quadro de horário de trabalho – QHT;

  • relação anual de informações sociais – RAIS.

Todos esses documentos serão unificados em um único informativo. Isso facilitará para que o governo identifique irregularidades e imponha multas, pois os erros são apontados automaticamente pelo seu sistema eletrônico, como prazos desrespeitados, erros de cálculos e declarações falsas.

Faz-se importante saber que o eSocial não funciona por meio de programas off-line (sem conexão à internet). Porém, atualmente, o acesso à rede mundial de computadores é acessível e barato, sendo possível até mesmo acessar a internet de qualquer lugar por dispositivos móveis.

Mudanças de prazos

O eSocial traz consigo mudanças de prazos e como o acesso e envio de dados será instantâneo e simplificado, não há necessidade de haver longos períodos para que os administradores informem mudanças ao governo. Confira alguns exemplos de atos que possuem novos prazos:

  • acidente de trabalho: informações sobre o evento devem ser enviadas até o 1º dia útil seguinte do ocorrido;

  • admissão e demissão: deve ser notificada no momento que ocorrerem;

  • alteração de salários: um dia após as modificações;

  • mudanças de horários e jornada de trabalho: deve ser informada no momento em que ocorrer;

  • folha de pagamento: envio feito até o dia 7 do mês seguinte.

Não se assuste com o encurtamento de prazos, pois com a informatização de sua empresa tudo poderá ser computado em poucos cliques.

Ferramentas de análise e controle de riscos

Com a atualização dos processos da companhia, o eSocial também entra como uma ferramenta de controle de riscos. A adaptação ao sistema faz com que os gestores efetuem um reexame de suas obrigações tributárias, fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Dessa forma, se elimina os riscos de penalidades que seriam impostas pelo fisco.

Os efeitos do advento do eSocial

Os reflexos do eSocial não transfiguram somente os atos rotineiros das receitas e os departamentos contábeis de empresas. Eles alcançam desde a competitividade das empresas no mercado, até a vida pessoal dos trabalhadores. Entenda, detalhadamente, quais são essas consequências a seguir.

Às empresas

A vantagem às empresas consiste no fato de que softwares realizarão todo o trabalho burocrático, como multas e passivos trabalhistas decorrentes de falhas humanas. Como também há a desnecessidade de manter impresso por dezenas de anos os documentos listados acima, a empresa economizará com tintas, impressões e espaço físico dedicado ao armazenamento da papelada.

Outra consequência do sistema é a asseguração de justa concorrência, pois, como todas as empresas seguirão o mesmo processo e o cometimento de irregularidades se tornará mais difícil, determinadas organizações não terão vantagens sobre outras por não serem flagradas cometendo ilicitudes.

Além disso, o eSocial traz confiabilidade e transparência das empresas para seus clientes, consumidores, fornecedores, parceiros e instituições bancárias ou governamentais, pois a prova de sua idoneidade será rapidamente provada com uma busca no sistema.

Aos profissionais

Os procedimentos de prestação de contas, recolhimento de tributos e obrigações acessórias serão simplificados ou executados mecanicamente. Graças a isso, os contadores, administradores e proprietários não ficarão presos às burocracias.

Esses profissionais poderão expandir sua área de atuação, podendo se dedicar em suas atividades centrais por mais horas. Isso fomenta o desenvolvimento da organização e crescimento profissional dos funcionários.

Aos demais trabalhadores

O eSocial permite que os direitos trabalhistas e previdenciários sejam cumpridos em sua integridade, garantindo-lhes um aumento na qualidade de vida. Isso também reflete positivamente para a empresa, pois reduz as chances de ser compelido a arcar com multas ou responder processos judiciais.

Diante de tudo que foi apresentado, conclui-se que as novidades do eSocial e contabilidade impactam bruscamente os processos da companhia. Entretanto, elas não somente alteram seus procedimentos e gastos, as mudanças influenciam a vida pessoal e profissional de todos os envolvidos na companhia.

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