Saiba como prevenir autuações fiscais em sua empresa

Você sabe como prevenir autuações fiscais? Esse é um conhecimento fundamental para a manutenção do desenvolvimento saudável de uma empresa. Afinal, há um amplo leque de obrigações, cálculos, prazos e outros fatores a serem cumpridos pelos colaboradores, sendo fundamental que os processos sejam rigorosamente controlados para reduzir a probabilidade de ser autuado em uma fiscalização.

Diante disso, a seguir vamos mostrar a importância prática de investir na prevenção contra essas autuações, quais são as melhores estratégias para fazê-la e qual é o papel dos profissionais especializados no alcance desse objetivo. Continue a leitura para conferir!

Qual a importância de prevenir autuações fiscais em uma empresa

A autuação fiscal ou auto de infração é um dos atos do procedimento fiscalizatório realizado pela Administração Fazendária, sendo instaurado ao ser verificada a prática e atos infracionais não esclarecidos pela empresa.

Isto que dizer que a prevenção de autuações fiscais consiste em aplicar um conjunto de metodologias para que o negócio esteja de acordo com a legislação fiscal e tributária brasileira. Assim, em uma eventual visita de fiscais no estabelecimento da organização, irregularidades não serão encontradas e, consequentemente, não serão aplicadas penalidades (auto de infração).

Além disso, a empresa que cumpre devidamente suas obrigações legais evita outros problemas, como a condenação em eventuais processos trabalhistas, já que, se necessário, a organização consegue provar que cumpriu todas as normas corretamente.

Vale ressaltar, ainda, que a autuação é sempre preventiva, ou seja, seu objetivo é evitar que erros sejam cometidos e multas incididas. Dessa forma, caso ela precise ser revista, isso significa que algo não está indo de acordo com o planejado.

Como prevenir autuações fiscais 

As ações são direcionadas ao gerenciamento dos setores internos, especialmente no pessoal, contábil e tributário. Veja abaixo como essas áreas devem prevenir as autuações fiscais.

Realize auditoria interna

A auditoria interna é uma atividade em que se estuda os procedimentos internos da organização, identificando problemas, propostas e soluções. Dessa forma, sua finalidade é averiguar se todas as exigências legais estão sendo cumpridas.

Para que seja possível prevenir autuações fiscais, as auditorias não devem ser realizadas somente quando há suspeita de erros, mas sim de forma periódica  permitindo que os problemas internos sejam solucionados rapidamente. 

Estruture uma agenda tributária

Muitas empresas são autuadas por atrasos no recolhimento dos tributos ou envio de informações, que podem ocorrer por esquecimentos, falhas processuais, falta de conhecimento sobre os prazos, entre outros problemas recorrentes.

Uma boa solução para que isso não aconteça é elaborar uma agenda tributária que contenha todas as obrigações legais e suas respectivas datas de vencimento, evitando multas e juros de mora.

Mantenha os colaboradores sempre atualizados

A legislação brasileira, especialmente a tributária, está em constante modificação. As obrigações e formas de declaração estão sendo informatizadas  como o SPED e eSocial e novas normas são publicadas com frequência.

Por essa razão, é fundamental que o gestor promova treinamentos, capacitações e especializações aos contadores e outros profissionais da empresa, com o objetivo de prevenir erros que gerem multas.

Assegure que as informações sejam enviadas corretamente

Mesmo que a informatização das declarações fiscais tenha facilitado o envio de informações, ainda há uma extensa burocracia no cumprimento das obrigações da empresa, com diferentes prazos e, quaisquer erros, podem gerar atrasos e, consequentemente, multas.

Vale lembrar que não é somente o setor de tributos que deve ter essa preocupação. As informações de toda a empresa devem ser enviadas tempestivamente. O Departamento Pessoal, por exemplo, deve ter o cuidado para emitir todos os documentos e armazená-los pelo prazo correto, como também quitar as obrigações de uma demissão, como horas extras, férias vencidas etc.

Ademais, nos casos em que a empresa opta pela contratação de um serviço especializado para cuidar desse tipo de burocracia, todos os envolvidos devem ter o conhecimento de que as informações estão sendo processadas de forma terceirizada.

Promova a denúncia espontânea

A responsabilidade tributária é eliminada quando o contribuinte realiza uma denúncia espontânea da infração, junto com o pagamento do imposto com juros (ou deposite a importância arbitrada, caso o valor dependa de apuração).

Entretanto, é importante saber que essa tática deve ser aplicada antes do fisco iniciar qualquer medida de fiscalização.

Inteire toda a equipe na prevenção

Um grande erro é deixar todo esse trabalho para a empresa terceirizada. Apesar dos profissionais contratados realizarem as operações corretamente e sem atrasos, os demais colaboradores e empreendedores devem ter conhecimentos básicos sobre os temas.

Além disso, é preciso que eles também contribuam para a efetiva prevenção de autuações fiscais, enviando as informações necessárias em tempo hábil para o setor contábil, prezando pela boa gestão etc. 

Qual o papel de profissionais qualificados na prevenção de autuações fiscais

Quando a organização terceiriza o setor contábil e opta pela assessoria, consultoria ou BPO (Business Process Outsourcing)  que é uma espécie de terceirização de uma área estratégica , a contratada fica responsável pelas questões de prevenção de autuações fiscais.

Para isso, os profissionais especializados devem calcular e recolher os impostos devidos, cumprir os prazos legais, e enviar os tributos e as informações necessárias para que seus clientes paguem as obrigações sem gerar pendências na Receita Federal.

Além disso, é oferecido um amplo leque de serviços que beneficiam a empresa, como a realização de um bom planejamento tributário, que é uma forma de reduzir a carga tributária legalmente.

Por fim, é importante destacar que na ocorrência de quaisquer problemas na prevenção contra autuações fiscais, a contratada deverá arcar com o custo, em vista de seu comprometimento em não deixar que as multas ocorram. Contudo, é fundamental o esforço conjunto, tanto da contratante como da contratada, para evitar que qualquer tipo de problema aconteça. 

A aplicação das estratégias listadas são imprescindíveis para evitar que as multas desequilibrem as contas do negócio. Para isso, é fundamental ter o apoio de uma equipe de profissionais especializados que se mantenham atualizados, e forneçam amplos serviços contábeis, de tributação, departamento pessoal e societário.

Entre agora mesmo em contato conosco para conhecer nossos serviços e entenda como prevenir autuações fiscais em seu negócio.

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