O que fazer para manter em dia as obrigações fiscais da empresa?

A cada ano, a Receita Federal aumenta a fiscalização em empresas, desde as pequenas até as de grande porte. Em 2017, por exemplo, o Fisco esperava recolher R$ 461 milhões em multas por erros ou sonegações fiscais. Para evitar situações como essa, o diretor financeiro precisa ficar atento ao cumprimento de todas as obrigações fiscais.

Contudo, diante das altas demandas dentro da empresa, muitas vezes falta tempo para se atentar a todos os detalhes. Sendo assim, como manter as obrigações fiscais em dia e evitar autuações? Acompanhe!

Quais são as principais obrigações fiscais de uma empresa?

Antes de se organizar para cumprir com todas as obrigações da companhia, é importante ter um conhecimento amplo sobre o assunto. Entenda mais adiante.

Documentação legal de constituição da empresa

O primeiro documento que precisa estar em dia é o de constituição da corporação. Por isso, é essencial que a empresa esteja oficialmente aberta, com o tipo societário definido e registro nos órgãos públicos.

Ou seja, não basta ter apenas o cadastro na Junta Comercial e Receita Federal. É essencial manter atualizado o registro no Estado, na Prefeitura, na Previdência Social e no sindicato relacionado.

Emissão de nota fiscal em todas as vendas

Ainda é comum, para muitas empresas de pequeno porte, o esquecimento de emitir notas fiscais de pequenas vendas ou da prestação de serviços. Contudo, essa é uma obrigação fiscal básica para qualquer companhia, seja quando é efetuada a venda para outra pessoa jurídica ou para pessoa física.

Vale lembrar que também é imprescindível realizar a impressão da nota de mercadoria, principalmente quando haverá o transporte do produto. Essa prática deve fazer parte da rotina da corporação a fim de realizar o pagamento correto dos tributos e evitar a autuação do Fisco.

Dica: fique atento às regras da nota fiscal eletrônica, que já é válida na maior parte dos estados brasileiros.

Pagamento correto de tributos

Também é obrigação da companhia realizar o pagamento dos tributos de acordo com o regime adotado pela empresa: Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. Portanto, é fundamental que o diretor financeiro tenha conhecimento sobre as características de cada modelo.

Em geral, as companhias do Simples Nacional precisam fazer o pagamento por meio da Guia do DAS — Documento de Arrecadação do Supersimples. Ela contém a união dos oito principais tributos:

  • PIS;

  • COFINS;

  • ICMS;

  • IPI;

  • IR;

  • CSLL;

  • INSS;

  • ISS.

As corporações que estão vinculadas ao regime de Lucro Real ou Lucro Presumido devem pagar os tributos individualmente. Alguns, como COFINS e ICMS, são pagos mensalmente, já outros — como o CSLL — podem ser quitados a cada três meses. Vale lembrar que em todos os casos deve ser feito o pagamento do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ).

Logo, é essencial ficar atento às exigências da legislação para manter as obrigações fiscais em dia e evitar prejuízos para a companhia.

Cumprimento das obrigações acessórias

Elas também fazem parte das obrigações fiscais da organização. Essas informações devem ser transmitidas ao Governo para que seja feita a correta apuração dos impostos. Sendo assim, é importante ficar atento às seguintes situações:

  • integração ao eSocial;

  • realização da escrituração contábil fiscal (ECF);

  • escrituração contábil digital;

  • declaração de débitos e créditos tributários federais (DCTF)

  • envio do SPED fiscal;

  • apuração do Lalur, entre outros.

Quais são os cuidados necessários para mantê-las em dia?

A companhia deve cumprir os prazos e fazer a entrega correta das informações, pois muitas delas envolvem o cálculo de impostos. Portanto, é fundamental ter as seguintes preocupações: a qualidade da informação e do cálculo, e os prazos para realizar as entregas.

Caso o pagamento do imposto seja realizado de maneira equivocada, o Fisco poderá cobrar juros e multa da companhia. Por exemplo: todas as obrigações acessórias do Governo têm, pelo menos, R$ 500 de multa. Isso gera um custo desnecessário para a empresa e se essa for uma prática recorrente pode prejudicar a lucratividade do negócio.

Para complementar, somente com o cumprimento das obrigações fiscais a corporação conseguirá liberar as certidões negativas de débito. Acompanhe mais sobre o assunto a seguir.

Quais são as consequências do não cumprimento das obrigações fiscais?

A falta de cumprimento das obrigações impossibilita que a companhia libere a certidão negativa de débito. Esse documento é extremamente importante para as empresas que buscam se envolver em processos licitatórios, participar de negócios com valores financeiros expressivos ou realizar a compra de imóveis.

Além disso, a companhia fica sujeita às multas e pagamento das diferenças dos impostos que foram calculados erroneamente, como no exemplo apresentado no início deste texto.

Essa prática pode, inclusive, prejudicar a reputação da empresa no futuro. Caso um dia ela passe por uma negociação de venda, por exemplo, a auditoria fará o due diligence e identificará os passivos. Isso afetará o valor de mercado da corporação, pois os compradores terão que arcar com essas dívidas atrasadas.

Quais são as principais dicas para manter as obrigações fiscais em dia?

O diretor financeiro da companhia precisa prestar atenção ao cumprimento de todos os prazos legais. Também é importante manter as informações fiscais organizadas e separadas de acordo com o tipo de documento. Vale lembrar que os dados precisam ser armazenados por pelo menos 5 anos, caso eles sejam solicitados em uma auditoria ou pelo Fisco.

Caso não tenha tempo para cuidar desses assuntos ou uma equipe especializada para realizar um trabalho de qualidade, o gestor deve buscar o auxílio de uma empresa terceirizada.

Essa prática permitirá que o diretor se concentre nos relatórios e dados financeiros da empresa e, ainda, assegure que a companhia cumpra com todas as obrigações fiscais.

A contratação de um serviço terceirizado também traz como vantagem a redução de custos para a companhia, visto que os profissionais serão alocados em um escritório contábil. Além disso, eles serão altamente especializados e atualizados em relação às mudanças da legislação.

Pronto! Agora você já conhece as principais obrigações fiscais que a empresa deve acompanhar. Você gostou deste artigo? Assine nossa newsletter e receba por e-mail mais conteúdos relacionados às obrigações e tributações de companhias!

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