O que é e como funciona o sped contábil? Veja aqui!

Assim como as empresas, o governo também busca aproveitar os benefícios da tecnologia em seus processos. Uma de suas inovações mais importantes foi a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), uma ferramenta usada para facilitar o cumprimento das obrigações legais pelo empreendimento.

Entretanto, é comum que as empresas de contabilidade e os contribuintes ainda tenham dúvidas sobre diversos aspectos dessa solução e seus componentes. As dificuldades abrangem seu funcionamento, seu objetivo, quem é obrigado a utilizá-la e outras.

Para eliminar as principais inseguranças sobre o SPED Contábil, apresentamos, a seguir, respostas que podem ajudar o profissional da área a cumprir a legislação e os contribuintes a compreenderem suas vantagens. Acompanhe!

O que é SPED Contábil?

O SPED Contábil é parte integrante do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), instituído pelo governo federal. Conhecido também como Escrituração Contábil Digital (ECD), ele é um dos projetos que compõem a base do SPED, em conjunto com outros programas:

  • Escrituração Fiscal Digital (EFD) — conhecida como SPED Fiscal;
  • nota fiscal eletrônica (NF-e);
  • conhecimento de transporte eletrônico (CT-e);
  • EFD Contribuições;
  • e-Social;
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

É importante que o gestor entenda que o SPED Contábil é um projeto diferente dos apresentados nessa lista. Ele não pode, por exemplo, ser confundido com o SPED Fiscal.

Quais são seus objetivos e suas premissas?

O objetivo do SPED é facilitar a comunicação entre o Estado e os contribuintes. Ele unifica, em uma via, os procedimentos de recepção, validação e armazenamento dos livros e do documentos obrigatórios das empresas.

Além disso, cria um sistema de compartilhamento de informações entre a Receita Federal do Brasil (RFB) e a Secretaria da Fazenda (Sefaz) em tempo real. O SPED Contábil foi instituído com a finalidade de substituir a escrituração, que antes era feita em papel, pela versão digital. Os livros e os documentos compreendem:

  • livro-diário e auxiliares, se houver;
  • livro-razão e auxiliares, se houver;
  • livro de balancetes diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos.

Qual é a legislação que dispõe sobre esse sistema?

O SPED contábil foi criado pelo Decreto n.º 6.022/2007. Essa norma foi, depois, substituída pela Instrução Normativa RFB n.º 1.420/2013, que, por sua vez, foi revogada pela Instrução Normativa RFB n.º 1.774/2017. A regra atual estabelece o padrão dos arquivos digitais dos sistemas empresariais.

Apesar da padronização, o SPED não é um instrumento regulatório. Assim, o contador deve seguir as mesmas regras aplicadas aos livros físicos. O sistema funciona apenas como uma forma segura e autenticada de enviar as informações aos órgãos fiscalizadores.

Aquele que não obedece a lei e atrasa a entrega ou omite informações fica sujeito a multa e outras penalidades. Os detalhes estão expostos no art. 57 da Medida Provisória n.º 2.158-35.

Como é seu funcionamento?

Para fazer o envio eletrônico, é preciso que os livros contábeis sejam convertidos para o formato digital especificado na legislação. Para isso, o contribuinte pode usar sua plataforma de preferência.

Depois disso, os arquivos devem ser assinados digitalmente pelo contador ou contabilista responsável com um certificado digital de padrão A1 ou A3. Dessa forma, fica assegurada a ele a mesma validade jurídica que a dos documentos físicos.

O arquivo é submetido, então, ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo domínio oficial da RFB e atualizado anualmente. Não é possível, portanto, utilizar o programa de um período passado. O documento deve ser enviado até o último minuto do dia 31 de maio de cada ano.

Quais empresas precisam entregar o SPED Contábil?

Basicamente, a ECD é obrigatória para todas as pessoas jurídicas que devem manter escrituração contábil, conforme a legislação comercial. De acordo com o art. 3º da Instrução Normativa RFB n.º 1.774/2017, são eles:

  • os tributados com base no lucro real;
  • os tributados com base no lucro presumido;
  • empresas imunes e isentas do imposto que auferiram em 2017 percepções de doações, incentivos, contribuições, auxílios e outros, em montante igual ou superior a R$ 1,2 milhão ou equivalente ao período escriturado;
  • as sociedades em conta de participação;
  • as microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP) que tiverem recebido aportes (de investidores-anjo).

Quais são as vantagens para a rotina da empresa?

O SPED Contábil não deve ser visto como um entrave para o setor da contabilidade da organização. Se ela adota uma administração moderna, o ECD oferece diversos benefícios para sua rotina. Entenda-os a seguir.

Redução do uso de papel

As entidades necessitam de um grande volume de papéis na maior parte de suas operações. Quando moderniza seus procedimentos contábeis, são eliminadas as despesas com papel, tintas, canetas, capas, plásticos, impressões e afins.

A economia pode parecer pequena à primeira vista, mas o valor é considerável a longo prazo. Além disso, há mais organização dos documentos e das obrigações da empresa, pois os arquivos e as operações são controlados por uma plataforma especializada.

Otimização da rotina de trabalho

Como os computadores são capazes de efetivar uma grande quantidade de tarefas de forma mais eficaz e rápida que um ser humano, há um aumento de eficiência no setor contábil. Assim, as tarefas que necessitavam de dias para serem concluídas podem ser executadas em poucas horas com a ajuda de um software.

Graças ao sistema, são eliminados os erros de cálculo, as perdas de documentos, as necessidades de retrabalho, os atrasos e outros gargalos no fluxo de trabalho. Já o profissional contábil pode concentrar seus esforços nas atividades mais complexas da contabilidade: elaboração de demonstrativos, auxílio nas tomadas de decisão e outros.

Os auditores fiscais, por sua vez, vão passar menos tempo na empresa. Afinal, a maior parte do procedimento de auditoria será feita na plataforma da empresa, em outro processo otimizado pela ECD.

Facilitação na entrega de informações

Todo o procedimento fica mais fácil e seguro porque há a uniformização das obrigações em uma transmissão única. Quanto menos envios são realizados, menores são as chances de ocorrerem atrasos, perda de documentos e esquecimentos — e isso minimiza o risco de pagamento de multas pela empresa.

Melhora o ambiente de negócios no país

Ao aprimorar a fiscalização das organizações, o SPED torna mais fácil a identificação de evasões fiscais, fraudes, sonegações e outras ilegalidades. Esse é um benefício para o governo, que aumenta a arrecadação de tributos, e para o mercado, que se torna um ambiente mais saudável para as empresas que atuam dentro da lei.

Afinal, concorrentes desonestos são penalizados com onerosas multas fiscais enquanto  as companhias que terceirizam sua contabilidade para empresas competentes e honestas não terão essa despesa.

Em outras palavras, o SPED Contábil é uma obrigação para grande parte das empresas, mas é um sistema que garante benefícios para elas. Com ele, a companhia aumenta sua produtividade e sua eficiência, otimiza seus processos e se destaca perante os concorrentes.

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