9 dicas para uma boa gestão de documentos na sua empresa

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Diversas informações são geradas todos os dias nas empresas. Por esse motivo, é fundamental manter uma gestão de documentos eficiente, tendo em vista que a perda, danificação ou extravios desses dados pode influenciar diretamente as decisões a serem tomadas e os processos executados no negócio.

A boa notícia é que, com a implementação das estratégias adequadas, é possível aprimorar essa atividade, gerando uma séria de benefícios, como otimização do tempo, organização, produtividade da equipe, precisão nas práticas aplicadas, entre outros.

Pensando nisso, separamos 9 dicas incríveis de como implementar uma boa gestão de documentos na organização. Confira!

1. Nomeie os arquivos

É preciso criar um parâmetro para a nomenclatura de cada documento, principalmente nos casos em que eles forem separados em físicos, digitalizados e online. Quando um formato é criado para cada tipo, fica mais fácil para os colaboradores entenderem como nomeá-los da melhor forma.

2. Elabore um padrão de armazenamento

É importante elaborar um padrão de armazenamento, estabelecendo um local e um método para que sejam organizados de forma adequada. Você pode começar esse processo separando um local apropriado para cada tipo de registro, como sala própria, pastas, gavetas, arquivos físicos, entre outros.

O que vale, nesse caso, é que exista alguma identificação do que deve ser guardado ali. Após, desenvolva um padrão de estruturação dos documentos dentro do grupo, por exemplo, por data, ordem alfabética, status e demais.

3. Entenda o período de guarda dos documentos

Uma das formas mais práticas de realizar a gestão de documentos da empresa é entender o tempo adequado de armazenamento, já que cada um deles deve ser guardado por um período específico de acordo com a lei. Por isso, é necessário conhecer essa informação e garantir o acesso aos dados quando preciso ou requisitado por órgãos fiscalizadores.

Para manter tudo organizar e garantir a permanência dos documentos na empresa pelo tempo necessário, o ideal é fazer a separação por período, por exemplo, curto, médio e longo prazo. Considerando que todos os dias novos registros são gerados, o recomendável é delegar essa tarefa para um funcionário realizar, analisando o que deve ficar arquivado e o que já pode ser descartado.

4. Evite o acúmulo de documentos que não serão mais úteis

Como já foi dito, vários documentos têm uma validade determinada e não precisam ser arquivados por um período indeterminado. Identifique quais são eles e busque eliminá-los para evitar que gerem acúmulos e volumes desnecessários.

No entanto, tome cuidado ao definir a melhor forma para fazer o descarte dos documentos, tendo em vista que muitos podem conter dados sigilosos sobre a empresa, colaboradores, fornecedores, parceiros e demais, não podendo ser jogados no lixo de qualquer maneira. Sendo assim, antes de eliminá-los, destrua os arquivos e inviabilize a leitura e o acesso do que está contido neles.

5. Capacite sua equipe

Você deve mostrar para os funcionários a importância de se atentar às práticas implementadas para uma boa gestão de documentos na companhia. Assim, eles vão fazer todo o possível para manter tudo organizado e respeitar as novas regras.

Caso entenda ser necessário, elabore um manual com as medidas mais relevantes para o controle e o armazenamento adequado e entregue para cada integrante da equipe. Com isso, ficará mais fácil esclarecer as principais dúvidas que surgirem durante o processo, além de simplificar o acesso de novos colaboradores admitidos na empresa.

6. Defina quais serão as pessoas autorizadas para acesso

Mesmo em situações nas quais os arquivos forem digitalizados, é preciso restringir o acesso aos registros da instituição para somente algumas pessoas. Assim, é possível manter a segurança dos dados sigilosos relacionados à empresa ou às pessoas envolvidas. Essa limitação possibilita um aperfeiçoamento dessa gestão, já que evita que os profissionais sem conhecimento sobre as estratégias de armazenamento desenvolvidas gerem algum problema ou desordem.

Por esse motivo, não deixe de permitir o acesso aos documentos somente por colaboradores que realmente precisem usá-los para executar suas atividades do dia a dia. Esse controle pode ser feito por meio do fornecimento de logins, senhas, entrega em mãos das chaves das salas ou arquivos e demais dispositivos de segurança.

7. Conte com o auxílio da tecnologia

Com o crescimento da tecnologia em todos os setores, já é possível encontrar diversas ferramentas eficientes para ajudar no controle e na gestão de documentos da empresa. Essa automatização permite a centralização dos dados e acesso em apenas um local, tornando o processo muito mais organizado.

É um mecanismo que permite a digitalização dos arquivos, armazenamento em nuvem, backups e demais funcionalidades que simplificam buscas, acessos e padronizações. Além de proporcionar a segurança necessária para evitar perdas, alterações, fraudes, deterioração e demais problemas que podem ocorrer com os registros físicos. 

8. Desenvolva uma política de utilização dos documentos

Outra ação importante é criar regras específicas para que os documentos sejam usados de forma correta, afinal, essa é uma maneira de assegurar a padronização e de conquistar um nível mais elevado de controle e eficácia. Você pode iniciar essa tarefa identificando quais são as principais necessidades e os usos relacionados às informações. Observe como é a rotina de cada departamento e qual é o comportamento esperado para cada equipe.

A partir dessa análise, estabeleça uma política de utilização, segurança e organização. Por exemplo, como os funcionários devem acessar, quais dados ficarão disponíveis para cada setor e colaborador, técnicas de nomeação dos registros e demais.

9. Mantenha a gestão ao longo do tempo

De nada adianta aplicar práticas de gestão por um período e não mantê-las no decorrer do tempo. Por isso, informe a todos os membros do time a importância de cumprir à risca as regras implementadas. Além de definir um prazo para avaliar as ações desenvolvidas, entender o que dá resultados satisfatórios e o que precisa ser melhorado para garantir a efetividade dos processos aplicados.

Como você pôde perceber, uma boa gestão de documentos é fundamental para qualquer empresa, principalmente nas questões contábeis e tributárias. Então, não deixe de aplicar as dicas mais adequadas às características do seu negócio. Assim, é possível garantir a segurança de dados tão importantes para as tomadas de decisões e a execução de processos mais acertados.

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