Fiscalização de empresas

Fiscalização de empresas: saiba como estar preparado para auditorias

Com a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), a atuação do Fisco se tornou mais intensificada e efetiva, tendo em vista que os novos sistemas permitem o cruzamento de dados e a integração de todas as informações repassadas aos órgãos responsáveis, sendo um ponto de atenção nos casos de fiscalização de empresas.

Dessa forma, as empresas precisam manter as obrigações fiscais em dia e adotar estratégias para se manterem regulares caso passem por uma auditoria, afinal, qualquer erro pode gerar a aplicação de multas, prejuízos financeiros e impactos no crescimento do negócio.

Que entender como funciona a auditoria fiscal e como estar preparado para ela? Então, continue sua leitura!

Quais são os principais motivos que levam a uma auditoria fiscal?

Caso o Fisco faça uma visita na organização, pode ser que alguma questão não esteja alinhada à legislação. Os motivos mais comuns são:

  • falta de registro de lançamentos;
  • não armazenamento de notas e demais documentos fiscais;
  • incoerência nas informações enviadas;
  • desorganização nas contas do negócio;
  • outros tipos de irregularidade.

Quais são os principais órgãos de fiscalização?

O Fisco engloba três âmbitos, são eles: federal, estadual e municipal. Entenda um pouco melhor como cada um funciona:

  • federal: é o nível responsável pela cobrança e averiguação dos tributos federais, como o Impostos de Renda (IR);
  • estadual: é o responsável por cobrar e fiscalizar os tributos estaduais, como o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
  • municipal: é aquele que fica responsável pela cobrança e fiscalização dos tributos do município, por exemplo, Imposto Sobre Serviços (ISS).

Cada um desses órgãos deve acompanhar o cumprimento das obrigações tributárias no limite de suas competências.

Como estar preparado no caso de fiscalização de empresas?

Algumas medidas devem ser adotadas para que a empresa esteja preparada no caso de eventuais auditorias realizadas pelo Fisco. Veja algumas delas!

Faça a escrituração contábil adequadamente

Todos os registros contábeis e fiscais devem ser escriturados de forma correta em seus respectivos livros, já que são neles que ficam registradas todas as operações feitas pela instituição, como:

  • pagamentos, recebimentos e demais transações bancárias;
  • baixa de estoque;
  • compra e venda de bens, produtos e insumos;
  • recolhimento de taxas e impostos.

Vale ressaltar que todos esses dados são integrados, por isso, precisam ser coerentes entre si e não apresentar incompatibilidades. Em uma fiscalização, todos esses documentos serão recolhidos para averiguação, e caso algum erro seja encontrado nos registros, a companhia poderá ser autuada e penalizada.

Tenha controle das notas fiscais

Controlar o recebimento e a emissão das notas fiscais de forma eficiente é fundamental para evitar problemas com o Fisco. Deixar de emitir a nota ou não a armazenar no período adequado, por um tempo mínimo de cinco anos, pode gerar faltas graves para o negócio e que vão gerar a aplicação de sanções legais.

Esteja em conformidade com a legislação

É essencial conhecer as leis tributárias e fiscais que incidem sobre o negócio. Para isso, é preciso estar atualizado, tendo em vista que as normas mudam com frequência e preparar os funcionários para essas alterações.

Além disso, estar adequado às regras é dever de toda empresa que preza pela sua regularidade e integridade.

Documente todas as informações fiscais relevantes

Todos os impostos têm uma guia de recolhimento e devem ser pagos em dia pela companhia. É por meio desses documentos que será possível comprovar que o negócio está quite com suas obrigações tributárias.

Por este motivo, os comprovantes precisam ser guardados com todo o cuidado, pelo prazo estipulado pelos próprios órgãos fiscalizadores competente. Geralmente o prazo é o mesmo da nota fiscal, de no mínimo 5 anos.

Uma dica é contar com um mecanismo que auxilie na atividade de arquivamento e estruturação desses dados, mantendo a segurança e o acesso sempre que for preciso, de modo que continuem guardadas com segurança e estejam acessíveis para quando for necessário.

Fique atento ao declarar o IR

Esse é um ponto que ainda é motivo de muita fiscalização, considerando que ainda é muito comum o erro no momento de declarar o Imposto de Renda por parte das empresas, principalmente quando elas não têm uma equipe responsável qualificada.

As principais falhas são:

  • atraso na entrega da declaração;
  • erro no preenchimento de dados;
  • escolha do regime de tributação incorreto;
  • cruzamento de dado com outras declarações da instituição;
  • não pagamento do IR no final do ano etc.

Tenha a tecnologia como aliada

Contar com o auxílio de ferramentas que simplifiquem o controle fiscal e tributário é uma excelente alternativa. Sistemas integrados de gestão tornam a vida das organizações mais simples, já que entre suas funcionalidades estão o estabelecimento de regras de cálculo com fundamento nas legislações vigentes, monitoramento do pagamento de impostos, emissão de notas fiscais e outros benefícios.

Foque na gestão da empresa

Manter o foco na gestão da companhia também é primordial para se manter regular perante o Fisco. Muitos gestores perdem muito tempo tentando omitir suas receitas, ou praticando atos para burlar o sistema de fiscalização tributária.

Ocorre que a fiscalização acaba descobrindo e aplicando penalidades pesadas para quem atua dessa maneira, já que com a efetividade do sistema utilizado as fraudes são facilmente descobertas.

Ao focar na boa administração das questões fiscais, sobrará tempo para cuidar de medidas que possam ser aplicadas para garantir um crescimento saudável e para assegurar que práticas que coloquem o nome da empresa em cheque possam ser definitivamente eliminadas.

Além de cumprir com as funções que fazem parte da vida do empresário, você terá o sentimento de dever cumprido e garantirá uma tranquilidade em relação à possível fiscalização que possa acontecer na organização.

Adote o compliance tributário

O compliance tributário trata-se da revisão que a companhia realiza das informações que serão repassadas para o Fisco, com o intuito de certificar que está tudo adequado às leis tributárias e para encontrar erros que podem gerar sanções.

Agora que já sabe o que fazer nos casos de fiscalização de empresas, é importante contar com o auxílio de empresas especializadas e experientes, que vão orientar e garantir uma gestão fiscal eficiente e oferecer todo o suporte necessário para que o negócio possa se desenvolver de maneira regular e tranquila.

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