Veja como armazenar documentos fiscais de maneira eficiente

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As empresas geralmente costumam ter muita dor de cabeça com a burocracia gerada pelas exigências das leis brasileiras envolvendo documentações. São muitas regras quanto ao modelo, prazo e forma de acesso. Entre essas principais preocupações está a questão do armazenamento de documentos fiscais. 

Esse é um processo muito importante, pois ele garante fundamentalmente a comprovação de conformidade da empresa com a legislação. Portanto, os documentos fiscais devem ser armazenados da maneira correta e de fácil acesso. 

Quer saber mais sobre esse assunto? Acompanhe este texto e descubra o que são documentos fiscais, para que servem e quanto tempo eles devem ser guardados. Também, descobra quais melhores práticas e os erros de armazenamento. Confira!

O que são documentos fiscais, para quê servem e quais são eles?

Os documentos fiscais são comprovações de transações de vendas e compras de serviços e produtos das empresas. Esses devem ser referentes tanto a transações realizadas entre clientes pessoa física quanto jurídicas.

São diversos os tipos de documentos fiscais, os quais ajudam a comprovar determinadas operações. Vamos conhecer a seguir alguns dos principais:

  • alvará: esse documento fiscal é responsável pela autorização dada à empresa para desenvolver suas atividades;
  • Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica: documento que atesta que o estabelecimento é uma empresa;
  • e-Social: documento online usado para transmitir informações sobre funcionários de uma empresa;
  • nota fiscal eletrônica: comprovação digital de vendas de produtos ou serviços feitos pela empresa;
  • conhecimento de transporte eletrônico (CTe): documento que registra a prestação de serviço de transporte de cargas realizada pela empresa.

Qual a importância de guardar os documentos fiscais?

Manter os documentos arquivados é essencial para fins comprobatórios. Desse forma, os órgãos responsáveis pela fiscalização conseguem verificar se a empresa honra os pagamentos de acordo com a legislação. Em caso de não apresentação dos comprovantes fiscais em prazo certo, a empresa pode incorrer multa e até mesmo ter o seu funcionamento suspenso. 

Qual é o prazo de armazenamento dos documentos fiscais?

O tempo no qual os documentos devem ser armazenados na empresa e ficarem à disposição do fisco varia de acordo com o tipo de comprovação. Documentos de ordem trabalhista, previdenciária e tributária têm prazos diferentes estipulados por leis específicas. A seguir conheceremos alguns dos exemplos de prazo de guarda: 

  • nota fiscal: 5 anos, de acordo com a Lei 5.172;
  • IRPJ: 10 anos, estabelecido no Art. 33 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
  • DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal): 5 anos, segundo o Art. 173 do Código Tributário Nacional;
  • documentos previdenciários: 10 anos, de acordo com regimentos do Regulamento da Previdência Social;
  • documentos trabalhistas: 5 anos, como prevê o Art. 7 da Constituição Federal e do Art. 11 da Consolidação das Leis do Trabalho.

Quais são as práticas indicadas para armazenar documentos fiscais?

Como vimos, é de extrema importância ter o armazenamento dos documentos fiscais. No entanto, a maneira na qual eles são armazenados pode garantir uma maior durabilidade dos documentos e o fácil acesso. Vejamos algumas dicas a seguir.

Separe e nomeie os diferentes tipos de documentos

Uma empresa que tem muitas transações não pode negligenciar a importância de separar e nomear os diferentes tipos de documentos emitidos. Nesse sentido, uma recomendação é utilizar uma padronização interna de separar os documentos de maneira correta.

Por exemplo, nomeie os documentos por data, especificação do tipo do arquivo, assunto e nome da empresa do cliente. Esse procedimento padrão deve ser realizado de maneira rotineira pela empresa a fim de que as documentações estejam armazenadas o mais rápido possível e facilite o modo de encontrá-los.

Armazene os documentos em locais corretos

É importante também escolher o local de armazenamento dos documentos. No caso, por exemplo, de documentos físicos é importante definir um local de guarda com armários, pastas e todo material necessário para organizá-los. É importante também considerar a temperatura e a ventilação do ambiente. Dessa maneira, é possível preservar os documentos fiscais, evitar o risco de incêndio ou criar mofo. 

Digitalize os documentos

Grande parte dos documentos físicos podem demandar um trabalho bastante árduo e uma infraestrutura onerosa. Nesse sentido, uma recomendação é que os documentos fiscais que não tiveram origem virtual, sejam digitalizados.

Por exemplo, é importante utilizar o armazenamento em nuvem. Este tem grande capacidade de armazenamento, oferece segurança dos dados e informações, além de permitir o acesso remoto. 

Organize o arquivo de acordo com o prazo de armazenamento

Para arquivos físicos, é importante que a organização espacial contemple o tempo de prazo de guarda de cada documento. Por exemplo, os armários devem ser divididos entre documentos de uso corrente — atualmente são utilizados de maneira frequente — e aqueles que vão para descarte. 

Quais erros devem ser evitados no armazenamento dos documentos fiscais?

Por mais que conhecemos as práticas recomendadas para guardar os documentos fiscais, é comum que alguns erros sejam cometidos. Evitá-los pode ser fundamental para garantir a longevidade dos documentos fiscais até o fim do prazo de guarda. A seguir, perceba quais erros não cometer.

Não criar cópias de segurança

Acidentes podem acontecer no escritório de uma empresa. Por exemplo, um colaborador descartar o documento sem perceber, pane no computador ou até mesmo um incêndio no escritório.

Para evitar esse tipo de situação, o importante é criar cópias de segurança. Para cada documento fiscal criado, é essencial ter uma segunda versão. É recomendável que sejam realizadas varreduras semanais para verificar se todos os documentos estão com cópias de segurança. 

Não sincronizar dados

As empresas que trabalham com armazenamento de documentos fiscais digitais devem ficar atentas à sincronização deles. Por exemplo, muitas vezes, a empresa guarda um documento apenas em um computador.

Caso ocorra algum problema com essa máquina, é possível que informação ali armazenada seja difícil de ser recuperada. Portanto, é importante fazer a sincronização dos dados. Isso pode ser feito por meio de plataformas online específicas ou compartilhar pastas de arquivo. 

Não dar atenção à exatidão

Profissionais das empresas, seja pelo motivo da agilidade da rotina, guardam os documentos de qualquer forma. O resultado disso pode ser muitos problemas na hora de fazer a prestação de contas ou até mesmo acessar determinada informação sobre o documento fiscal. A saída para isso é fazer a categorização dos documentos da maneira correta e diariamente. 

Permitir que qualquer pessoa tenha acesso aos documentos

É comum que muitas empresas permitam o acesso de documentos fiscais por colaboradores de diferentes departamentos. Isso pode ser um erro grave, pois isso dificulta a identificação dos responsáveis em caso de adulteração de documentos.

Para evitar isso, é recomendável usar senhas e permissões de acesso que estejam vinculados ao setor contábil. É importante também que, no caso de arquivo físico, não deixá-lo desprotegido ou fora das gavetas. 

Essas foram algumas informações de como armazenar documentos fiscais. É importante destacar que com a ajuda de uma assessoria contábil vai ser possível deixar esse processo ainda mais tranquilo e eficaz. Por meio de uma assessoria, é possível realizar o armazenamento correto e respeitar os prazos legais. 

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