Controle patrimonial: entenda o que é e qual a sua importância

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Ter um controle patrimonial eficiente é essencial para que o empresário possa conhecer melhor os bens que fazem parte do negócio e, com isso, realizar investimentos e decisões mais seguras. Trata-se do gerenciamento de todo o patrimônio, que pode ser tangível (computadores e equipamentos) e intangível (franquias e patentes).

Apesar da sua importância, já que a falta do controle patrimonial é uma das principais causa de falência de companhias no Brasil, muitos empreendedores têm dificuldade para realizá-lo, já que ele exige muito foco, tempo e conhecimento. Por isso, é necessário adotar medidas para que tudo possa ser feito de forma confiável e transparente, de modo que o negócio cresça com segurança.

Que entender melhor como funciona o controle patrimonial? Então, continue a leitura deste artigo!

O que é controle patrimonial e como ele funciona?

O controle patrimonial consiste no levantamento de todo o patrimônio da organização. Como vimos, ele deve englobar os bens tangíveis e os bens intangíveis.

Para realizá-lo de forma precisa e evitar possíveis erros, é preciso contar com o auxílio de um contador. Isso porque ele é o profissional adequado para orientar e apoiar na realização do inventário dos bens e na divisão de cada um deles por finalidade e categoria.

Essa separação serve para verificar o preço atual de cada um dos bens, assim, o gestor consegue ter uma visão mais clara do valor correto de mercado do seu negócio.

Por que fazer o controle patrimonial é importante?

Geralmente, o empreendedor precisa se dedicar a diversas atividades e trabalhar para que tudo funcione da forma esperada. Contudo, muitas vezes o foco se direciona à gestão tributária e trabalhista, e o controle patrimonial é esquecido.

Esse é um erro grave, pois esse processo é primordial para o desenvolvimento saudável do negócio. Além de propiciar mais visibilidade em relação à situação da organização, por meio do controle patrimonial, é possível:

  • evitar penalidades fiscais;
  • gerar confiabilidade ao negócio;
  • garantir uma gestão mais efetiva;
  • atrair investidores;
  • preparar o negócio para se aliar a novos parceiros.

Em um mercado cercado por altos e baixos e diante da crise econômica atual, é muito relevante ter um acompanhamento minucioso do patrimônio. Assim, é possível ter todos os dados importantes em mãos e avaliar a valorização ou a depreciação dos bens.

Quais são os benefícios de realizar o controle patrimonial?

Um controle patrimonial adequado gera diversos benefícios para a empresa. Conheça os principais deles a seguir.

Controle eficiente

Para avaliar com exatidão o lucro e os possíveis prejuízos para o negócio, é preciso ter certeza do valor gasto com equipamentos e sua depreciação, troca de materiais antigos por novos, objetos essenciais para a execução dos serviços etc.

Sem essas informações, fica mais difícil administrar os recursos e elaborar uma projeção de despesas futuras, impossibilitando a identificação de como investir na expansão empresarial e do momento certo para isso.

Além disso, é fundamental que o controle dos bens pertencentes ao ativo imobilizado esteja alinhado com a escrituração contábil, propiciando uma classificação certa em relação à vida útil e à mensuração de sua depreciação.

Possibilidade de obter um certificado de qualidade

Para adquirir um certificado de qualidade, por exemplo, o ISSO 9000, é preciso apresentar o patrimônio da companhia. Ou seja, se não houver um controle eficaz dos bens, você não terá sucesso no decorrer do procedimento de certificação.

Vale salientar que esses certificados são muito importantes e geram credibilidade e segurança nas relações comerciais. Isso acaba atraindo mais clientes, além de colocar o negócio em uma posição de destaque entre os concorrentes.

Segurança jurídica

Fazer um controle patrimonial efetivo contribui para evitar problemas com o Fisco, com as Declarações de Imposto de Renda e com o Poder Judiciário, como nos casos de ações judiciais trabalhistas ou processos de falência.

É necessário ter em mente que os bens têm valor comercial e, por isso, compõem o patrimônio total da entidade, assim como as quantias recebidas em dinheiro. Além disso, o controle é importante para verificar a possibilidade de obter alguma dedução fiscal.

Planejamento para a preservação dos bens

Ao conhecer o patrimônio por completo que compõe o ativo imobilizado da instituição, fica viável planejar ações de manutenção ou fazer a troca dos bens antes que eles se depreciem completamente.

Isso evita gastos desnecessários e ainda possibilita recuperar parte dos investimentos realizados anteriormente.

Qual é o tempo recomendado para a atualização do controle patrimonial?

Pelo fato de esse procedimento ser primordial e trazer segurança para a empresa, é preciso criar um cronograma e cumpri-lo adequadamente. Porém, mesmo que o controle patrimonial tenha sido feito dentro dos padrões de eficiência, o ideal é que uma atualização seja realizada a cada ano.

Isso porque o tempo passa e novos bens são obtidos. Por outro lado, outros que já complementam o patrimônio sofrem depreciação. Portanto, essa atualização é necessária.

Como realizar o controle patrimonial da companhia?

Como já dito, fazer o controle patrimonial é um grande desafio. Por isso, além de contar com o auxílio de um bom contator, uma alternativa interessante é implementar um bom software de gestão. Veja algumas dicas que vão ajudar a manter seu patrimônio organizado e controlado, simplificando o processo.

Use placas de identificação

O uso das placas de identificação tem o objetivo de:

  • otimizar o controle patrimonial;
  • calcular a depreciação do bem;
  • averiguar o número de manutenções e operações internas;
  • simplificar a conferência de dados em casos de auditoria.

Identificar o patrimônio também previne desvios e furtos de bens na instituição, mesmo que não aconteçam com frequência. Lembre-se de que, no decorrer do tempo, pequenos desvios podem fazer muita diferença e gerar grandes prejuízos

Realize a especificação adequada das contas

O balanço patrimonial é importante para definir qual é o atual patrimônio do negócio. Ele é o responsável por fazer o levantamento de todos os ativos e passivos da empresa e, após, confrontá-los. Também é necessário classificar corretamente as contas, por exemplo:

  • ativos circulantes: todos os bens que podem gerar retorno financeiro mais rapidamente, como a venda de produtos;
  • ativos não circulantes: são os equipamentos, investimentos, móveis etc;
  • passivos circulantes: são os pagamentos relativos aos colaboradores, impostos, fornecedores, entre outros;
  • passivos não circulantes: trata-se das obrigações financeiras ao longo do prazo que a organização tem;
  • patrimônio líquido: são os valores que compõem o capital da empresa, ou seja, a diferença entre as quantias dos ativos e passivos.

Elabore um manual de regras e procedimentos

Para garantir a melhor execução das atividades da empresa, o adequado é que seja criado um manual de regras e procedimentos. Ele deverá apontar todos os serviços necessários para a estruturação do controle patrimonial e mostrar como tudo deverá ser colocado em prática de forma efetiva.

Por meio desse método, os colaboradores terão rotinas e ações para assegurar uma boa compra, uma identificação eficaz e uma maior responsabilidade pelo bem, excluindo as aquisições desnecessárias ou as manutenções fora do período adequado.

Agora que você entende a importância do controle patrimonial, não se esqueça de contar com o auxílio de uma empresa de contabilidade e de garantir que a tarefa seja feita de forma eficiente. Assim, você permite o acompanhamento correto da evolução do patrimônio do seu negócio.

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