Contabilidade para empresas de pequeno porte: tudo que você precisa saber

contabilidade para empresas de pequeno porte
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É preciso que os empresários entendam a importância da contabilidade para empresas de pequeno porte, tendo em vista ser uma atividade essencial para o pleno funcionamento das operações do negócio.

Entre as principais funções da contabilidade estão: controle dos pagamentos de impostos, avaliação do fluxo de caixa, análise dos números da empresa, elaboração de relatórios e demais ações necessárias para embasar as decisões que serão tomadas. Por esse motivo, além de identificar problemas e propor soluções, ela pode ser usada de forma estratégica para o alcance das metas e melhores resultados para a organização.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para explicar as principais questões que abrangem a contabilidade nas pequenas empresas. Acompanhe!

Qual a importância da contabilidade para empresas de pequeno porte?

Por meio de uma contabilidade eficiente, é possível assegurar a gestão tributária para a companhia e disponibilizar dados relevantes e que auxiliem nas decisões, o que é primordial para o sucesso do negócio.

Isso ocorre porque o contador trabalha com os números das empresas, sendo capaz de analisá-los em diversos cenários e orientar sobre o planejamento e investimentos a curto, médio e longo prazo. Veja algumas das atividades executadas no departamento contábil:

  • ajuda na divisão da participação dos sócios, escolha do regime tributário, capital social e demais pontos importantes no momento da abertura do negócio;
  • faz o controle da rotina da empresa, como elaboração do planejamento financeiro, atendimento à legislação vigente, elaboração dos balanços contábeis e balancetes, conferência das contas a serem pagas, acompanhamento do estoque; colaboração na precificação dos produtos, monitoramento dos impostos, fluxo de caixa etc;
  • realiza o levantamento de recebíveis, acerto de contas entre os sócios e demais aspectos financeiros no caso de encerramento das atividades.

Quais as melhores dicas de contabilidade para pequenas empresas?

Algumas estratégias devem ser implementadas para manter um serviço contábil eficaz para a organização. Veja algumas delas.

Enquadramento tributário adequado

Para definir o regime tributário adequado para a empresa entre as opções disponíveis: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional, alguns fatores devem ser avaliados, como o faturamento anual, atividade executada pelo negócio, margem de lucro, entre outros. Essa escolha é necessária já que cada tipo possui alíquotas diferentes de recolhimento de impostos e esses valores podem fazer toda a diferença no caixa da empresa.

Com o auxílio de um profissional qualificado, fica mais fácil evitar o pagamento desnecessário e incorretos dos tributos e tornar a companhia mais lucrativa, além de impedir o recolhimento com valor inferior ao devido de impostos, que poderiam gerar problemas com a fiscalização.

Planejamento financeiro

Um bom planejamento financeiro é essencial para qualquer empresa, tendo em vista que por meio dele é possível estruturar todos os processos e operações do negócio de maneira efetiva.

Nele é possível realizar estimativas de quanto dinheiro entrará no caixa e a expectativa de quanto sairá. No entanto, para ter um resultado conciso, é imprescindível que os dados sejam atualizados com frequência.

Revisão contábil periódica

Nas empresas de pequeno porte, o fluxo de caixa tem uma função considerável para a manutenção e sobrevivência da organização. Por este motivo, é necessário ter sempre em mãos relatórios precisos informando os lucros, investimentos e próximos pagamentos.

Porém, o acompanhamento deve acontecer de maneira periódica e com revisões dos custos fixos e variáveis do negócio. Então, o apropriado é estabelecer uma rotina para a análise das informações contábeis para que os erros e riscos sejam identificados e solucionados em tempo hábil.

Disponibilizar a estrutura adequada para o contador atuar

Para prestar um serviço eficiente, é necessário que o profissional contábil tenha em mãos todas as informações disponíveis, além de poder acessar toda a documentação fiscal com facilidade.

Levando isso em conta, é preciso proporcionar uma boa estrutura e oferecer treinamento aos membros da equipe para que o setor seja proativo. Um bom relacionamento entre o contador e os integrantes da empresa pode contribuir muito para a execução das atividades propostas.

Gestão de documentos

Uma pequena companhia lida com uma grande quantidade de documentos, fazendo com que tenha que se preocupar com o armazenamento e acessibilidade dos registros. Dessa forma, também é importante dar atenção para o bom gerenciamento das informações, por meio da garantia da segurança e proteção com o máximo de cuidado possível.

Quais erros de contabilidade as pequenas empresas devem evitar?

Existem alguns erros de contabilidade que são cometidos por pequenas empresas, mas que devem ser evitados para evitar impactos negativos no negócio. Separamos os principais para que você conheça.

Deixar de controlar as entradas e saídas

A rotina de uma empresa é bem corrida, e cuidar de todas as atividades para se manter regular e conseguir competir com os concorrentes é desafiador. Por isso, é muito comum que os empresários deixem de dar atenção para funções importantes, por exemplo, pagamento dos impostos na data correta, registros de entrada e saída de itens do estoque e demais.

Sem esse monitoramento fica difícil realizar um bom planejamento contábil e financeiro ou adotar qualquer tipo de prática para melhorias das operações, já que não há como comparar os dados para que as melhores decisões sejam tomadas.

Não conhecer a margem de lucro do produto

A precificação dos itens tem como base o alinhamento entre oferta, demanda do mercado e os custos de produção (matéria-prima, energia, equipamento para fabricação e outros pontos que entram na formação do custo integral do item.

Não há uma margem de lucro definida como a ideal, já que isso vai depender de cada segmento. O importante é que cada empresário entenda corretamente qual a sua margem de lucro, compare com o mercado e pense em medidas para aumentá-la de forma estratégica.

Não realizar o planejamento tributário

Como já foi dito, o planejamento tributário é um instrumento necessário na contabilidade para empresas de pequeno porte, considerando que, por meio dele, será possível decidir o regime tributário a ser escolhido, compreender como utilizar as leis e incentivos para reduzir a contribuição com impostos e aumentar o capital da companhia e demais benefícios.

Deixar de fazer a escrituração contábil

A escrituração contábil é uma atividade que também dever se realizada pelo contador. Trata-se do registro físico de todas as operações financeiras realizadas em uma empresa. Tudo que é gasto precisa ser anotado, seja como folha de pagamento ou compra de matéria-prima, por exemplo.

Ela se faz necessária pela viabilidade de criar documentos valiosos e realizar a análise financeira da organização. Por exemplo: sua empresa tem uma dívida e não sabe como pagá-la. Ao avaliar a escrituração contábil, você pode identificar os gastos e despesas que podem ser cortados e utilizar o valor originário da economia para pagar as contas.

Misturar finanças particulares com as da empresa

Outro erro que é muito comum de acontecer é misturar as finanças pessoais com as empresariais. Assim, o valor que entra no negócio é gasto para pagar cartões de créditos e contas pessoais, ou vice-versa.

O problema desse erro é que ele gera o descontrole das quantias disponíveis no caixa da empresa e impossibilita que a sua real lucratividade seja mensurada, além de provocar a falta de conhecimento sobre valores que entraram e saíram, análise de números inexatos e outras complicações que influenciam diretamente na saúde financeira da organização.

Fazer toda as atividades sozinho

Tentar realizar todas as tarefas sozinho, sem o conhecimento específico, também é uma falha. Na maioria das vezes, isso acontece pelo fato do pequeno empreendedor achar que não tem condições de contratar os serviços de um profissional contábil. Então, ele busca fazer tudo sozinho, e acaba cometendo alguns erros.

É necessário ter em mente que é impossível fazer tudo sozinho, e encontrar os meios adequados de acordo com as condições do negócio para contar com um bom auxílio contábil que não ultrapasse o orçamento é essencial.

Quais são as principais ferramentas para a contabilidade?

Para garantir um bom trabalho de contabilidade para empresas de pequeno porte, é preciso investir nas ferramentas apropriadas para ajudar no gerenciamento e otimização dos processos. Confira!

Software de gestão

Com o avanço da tecnologia, várias ferramentas podem ser encontradas no mercado para promover uma melhor gestão dos processos, aumentar a produtividade, economizar tempo, promover a qualidade dos serviços prestados e demais benefícios. Por esse motivo, é necessário contar sempre com bom sistema para manter uma administração efetiva da contabilidade da empresa.

Além disso, além da escrituração contábil ser o registro da estrutura patrimonial da instituição, ela permite que o estabelecimento identifique o funcionamento de seus recursos e entenda o que deve ser feito para se posicionar melhor no segmento que está inserido. Para simplificar essa rotina, também é preciso contar com um software que possibilite a customização das tarefas, e que possam ser estabelecidas conforme as demandas e necessidades do negócio.

Então, ao optar por um sistema de gestão, muitos pontos devem ser avaliados, por exemplo, a integração das informações da empresa, funcionalidades disponíveis, suporte oferecido, reputação da fornecedora no mercado, entre outros.

Armazenamento na nuvem

O armazenamento em nuvem já faz parte da rotina de grande parte das empresas, por se tratar de uma forma prática e segura de salvar os documentos sem ocupar espaço nos computadores, além de viabilizar o compartilhamento entre os usuários.

No setor contábil, o uso da ferramenta pode tornar os processos mais simples. Também garante que backups online sejam feitos, e são acessíveis de qualquer lugar e hora por pessoas autorizadas, sem precisar se manter na estrutura física da empresa para conferir algum registro.

Solução de gestão de documentos

Nesse caso, a ideia é encontrar recursos para o armazenamento e gestão de arquivos XML de documentos eletrônicos. Dessa forma, o gestor consegue verificar, gerar e baixar qualquer tipo de arquivo com simplicidade, gerando a agilidade dos processos.

Sistema para pagamentos e cobranças

Ter os devidos cuidados com os pagamentos e cobranças é uma questão muito importante para qualquer negócio, já que ter finanças controladas é fundamental para o funcionamento e andamento das atividades.

Por isso, é necessário contar com uma solução completa que trate desses assuntos, e que seja fácil de utilizar. Com elas, é possível acompanhar os próximos pagamentos a serem feitos, evitando a aplicação de multas e juros, emitir cobranças, o que reduz o índice de inadimplência, além de ter relatórios consistentes que permitem uma visão completa da saúde financeira, com dados valiosos.

Controle de fluxo e tempo de trabalho

O dia a dia de um setor contábil é muito corrido e, para que nenhuma atividade deixe de ser feita, é preciso ter foco na manutenção da produtividade e desempenho dos profissionais que fazem parte da equipe.

A boa notícia é que existem vários mecanismos para ajudar nessa ação. Por exemplo, aplicativos para smartphones que têm a finalidade de controlar as tarefas rotineiras, softwares que integram o trabalho do time de forma online, entre outros.

Quais as vantagens de contar com uma empresa especializada?

Contar com a ajuda de uma equipe especializada para tratar da contabilidade para empresas de pequeno porte pode fazer toda a diferença para a regularidade das tarefas a serem realizadas e cumprimento com as exigências impostas por lei.

Isso porque, a equipe é formada por profissionais altamente qualificados para cumprir todas as funções cotidianas que demandam muita dedicação, e que não poderiam ser executadas por alguém com experiência, conhecimento e formação profissional diferentes. Esse fator é extremamente importante, considerando que qualquer erro pode gerar problemas irreversíveis à companhia.

Pelo fato da concorrência no mercado estar cada vez mais acirrada, é necessário ter uma contabilidade bem-estruturada, que conheça as legislações pertinentes às atividades realizadas, que entendam sobre o ramo, que trabalhe para obter os melhores dados e informações, realize análises com dados verídicos, e que sirvam para orientar e determinar a tomada de decisões sólidas e gerem bons resultados para a empresa.

Conseguiu entender a importância da contabilidade para empresas de pequeno porte? Por meio de um serviço bem executado e fundamentando em dados financeiros, contábeis, trabalhistas e tributários precisos, é possível manter um negócio sustentável, compromissado com a lei e que saiba tomar as decisões corretas, na hora adequada, tornando-se cada vez mais competitivo.

Agora que você entende a necessidade de contar com uma contabilidade especializada, entre em contato com a gente e veja como podemos ajudar!

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