O número de informações que gira no nosso dia a dia é muito elevado. Com isso, o fluxo de atividades desenvolvidas pelas pessoas tornam sua rotina realmente uma correria. Quando falamos no âmbito empresarial, a demanda é ainda maior, especialmente no que se refere ao setor de contabilidade.

Hoje, esse departamento é considerado um importante suporte para tomada de decisão dentro das organizações. Além disso, ele é peça fundamental na relação empresa versus governo. Mas, para que as atividades desses profissionais sejam realizadas de forma eficiente, é importante organizar a gestão de atividades no setor da contabilidade.

Pensando em auxiliar nas rotinas diárias da sua empresa, trouxemos, neste post, dicas importantes sobre como melhorar a gestão de atividades no setor da contabilidade. Continue a leitura e confira!

Quais são os impactos do excesso de atividades na contabilidade?

Todo empreendimento é considerado um grande sistema de informação, formado pelos seus mais variados subsistemas. Estes, por sua vez, emitem dados diários que servirão de base para futuras operações.

Esses processos precisam ser declarados seguindo as normas e leis vigentes conforme suas atividades. Porém, isso não é um procedimento simples, pois, muitas vezes, dentro de uma organização existem setores que precisam prestar contas para diferentes órgãos governamentais.

Quem compila esses dados e os transforma em informações é o setor da contabilidade. Os profissionais dessa área precisam estar atentos e atualizados, pois serão eles os responsáveis por emitir relatórios, compactar os dados e entregar as obrigações e declarações para seus respectivos órgãos.

Todas essas tarefas geram um número elevado de atividades. Por esse motivo, normalmente, o departamento contábil é separado por subsetores, contendo colaboradores especialistas em determinadas áreas. 

Quando essas atividades não são gerenciadas de forma eficiente, os impactos podem ser bem negativos, uma vez que a falta de entrega das obrigações ou o atraso no cumprimento dos prazos pode gerar multas e infrações.

Além do embate legal que o excesso de atividades pode causar, há o risco psicológico para seus colaboradores. A pressão pelos prazos e a responsabilidade pelo conteúdo das informações pode gerar um estresse elevado.

Com isso, percebe-se a importância por traçar soluções para uma gestão adequada das atividades contábeis, deixando de realizar as operações de forma urgente e passando a tratá-las como itens importantes, adequando-se ao tempo hábil disponível.

Como solucionar esses impactos?

A gestão de atividades no setor da contabilidade pode começar pela organização das rotinas. Esse fator pode acelerar o controle e a eficácia dos processos internos e, consequentemente, aumentar a produtividade.

O primeiro passo para iniciar esse planejamento é preparar-se conforme o calendário fiscal. Nesse cronograma, devem estar elencados todos os compromissos pelos quais o setor é responsável, seja na apuração dos impostos, no pagamento dos tributos, seja na entrega de declarações e obrigações acessórias.

A separação dos subsetores é outro item que pode beneficiar as atividades desenvolvidas, visto que, em uma pequena empresa, cada colaborador será responsável pelo seu conteúdo. Essa divisão pode ser realizada focando nas principais demandas que a contabilidade realiza. Por exemplo:

  • contabilidade;
  • fiscal;
  • departamento pessoal;
  • financeiro;
  • controle de estoque.

Outra forma de realizar essa separação é organizar a equipe conforme as necessidades do mês. Organize as atividades por datas, revise os compromissos e delegue as tarefas, priorizando, obviamente, os com menor prazo.

Podendo ser realizadas as atividades do início do mês focando na área do departamento pessoal, devido à necessidade do pagamento do salário aos colaboradores, o pagamento dos impostos e, ainda, as exigências na transmissão dos dados, por exemplo, o eSocial.

Após essa etapa, foque nos registros fiscais, por terem prazos definidos para a apuração dos impostos e pagamentos das guias e, por final, mas não menos importante, foque nos lançamentos contábeis, que normalmente possuem um prazo maior para as obrigações.

No entanto, nenhuma dessas opções é viável sem o auxílio da tecnologia. Atualmente, os profissionais da contabilidade contam muito com os recursos que ela disponibiliza, tanto que na área contábil praticamente nada mais é realizado de forma manual.

Os softwares são responsáveis por armazenar e integrar as informações. Desse modo, o acesso aos documentos é rápido e ágil, permitindo o acompanhamento das exigências governamentais.

Nesse âmbito, podemos mencionar os recursos que um bom sistema de informação possibilita para os empreendimentos. Com ele, fica fácil emitir relatórios, gráficos e indicadores de como estão os resultados do seu trabalho. Isso reduz consideravelmente os custos com material de expediente, além de dinamizar os processos.

Quando a terceirização da contabilidade pode ajudar?

Como mencionamos, o setor contábil é responsável por um número muito grande de informações. Fora isso, a legislação brasileira é extremamente burocrática, exigindo que os profissionais da área estejam sempre atualizados e atentos às mudanças.

Muitas vezes, a demanda das empresas é tão grande que conciliar todas as rotinas e estar sempre em dia com as obrigações contábeis se torna oneroso e preocupante, pois não corresponder a alguns desses prazos pode trazer prejuízos.

É nesse momento que surge a terceirização da contabilidade. Essa alternativa pode ser a salvação estratégica de muitos negócios, uma vez que empresas de contabilidade contam com pessoas especializadas nos mais diversos assuntos, trazendo soluções para a área fiscal, tributária, departamento pessoal, controle de estoque, custos, entre outras.

Elas também estão em constante capacitação dos colaboradores, podendo ser o auxílio de que precisa. Com isso, você pode direcionar sua equipe para outras frentes, utilizando seus recursos internos para a área gerencial.

Contudo, é de suma importância que você procure uma equipe séria e experiente no assunto, que lhe transmita segurança na realização das tarefas e, ainda, garanta a seguridade nas informações.

Gerenciar o departamento contábil não é uma tarefa fácil, pois ele é determinante para qualquer tipo de organização por fornecer um suporte com demonstrativos confiáveis e ricos em dados. Mas, também, não é algo que não possa ser feito. Com a escolha correta, você pode usufruir dos benefícios que uma contabilidade realizada corretamente pode trazer.

Agora que você viu como a gestão de atividades no setor da contabilidade é importante, entre em contato conosco. Temos o suporte que você precisa para potencializar seu empreendimento!

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