Como aumentar a eficiência operacional do setor de contabilidade?

Devido à crise econômica que assola o país, diversas medidas estão sendo implementadas pelos empreendedores, para que o negócio opere com a aplicação de menos recursos. Uma delas é a eficiência operacional contábil, o que proporciona ao empresário o total controle sobre as finanças.

Assim, é fato incontestável a importância do contador para auxiliar e orientar sobre as melhores decisões a serem tomadas na gestão empresarial: a análise rápida e eficaz de dados contábeis precisos garante a manutenção e o crescimento sustentável do negócio.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você entenda os principais pontos da eficiência operacional do setor de contabilidade e quais são as vantagens dela decorrentes para sua empresa. Confira!

O que é eficiência operacional no setor de contabilidade?

Eficiência operacional consiste, basicamente, em obter melhor desempenho com redução de custos. No setor de contabilidade, esse resultado depende de planejar a forma como serão recebidas as informações. Por exemplo, se as principais referências que geram dados contábeis são originadas no departamento financeiro, a sua recepção deve ser feita de forma digital, eletrônica e direta, para agilizar a obtenção das informações nos momentos de decisão.

Também é necessário o aproveitamento dos dados seja por importação, seja por leitura óptica ou outro meio que agilize e evite o reprocessamento da informação. Isso torna tudo mais rápido e evita o retrabalho. Buscar a eficiência envolve analisar de que forma pode ser feito o aproveitamento dos dados.

Quais são as medidas e cuidados para alcançá-la?

Com a adoção de algumas práticas, que podem ser implementadas no negócio, atingir a eficiência operacional se torna plausível. Conheça algumas delas.

Digitalize as informações

A correta organização dos documentos fiscais é essencial para o desempenho de qualquer empresa, principalmente diante do aprimoramento da fiscalização. Por isso, eles devem ser arquivados, estruturados e protegidos, a fim de evitar extravios, omissão de lançamentos, entre outros problemas.

Uma forma muito eficiente de guardar essas informações é digitalizar documentos e dados. Essa prática traz segurança redobrada e economia de espaço no setor, se tornando uma importante ferramenta de modernização dos processos empresariais.

Dê valor ao gerenciamento estratégico

Em meio a tantos processos no dia a dia das empresas, adotar um gerenciamento estratégico na contabilidade acaba sendo um diferencial, que possibilita demonstrar o crescimento do setor para atender todo o ambiente empresarial.

Um dos benefícios de ter uma gestão estratégica é conseguir avaliar dados que possibilitam o desenvolvimento de ações que otimizem os procedimentos. Assim, os lançamentos contábeis ganham rapidez, elevando a produtividade.

Observe os princípios contábeis

Quando desrespeitados, os princípios norteadores da contabilidade podem causar grandes transtornos. Veja, por exemplo, que supervalorizar ativos com a finalidade de maquiar o patrimônio da empresa prejudica as ações dos gestores nos casos de tomadas de decisões importantes.

Nesse caso, ao acreditar que o negócio se encontra em uma situação financeira tranquila, a diretoria pode ser induzida a investir além do apropriado e causar perdas e danos irreparáveis, como gastos de tempo e dinheiro.

Além disso, atos dessa espécie são proibidos pela legislação, o que significa que, caso os órgãos fiscalizadores encontrem qualquer inconsistência na Escrituração Contábil Digital, a empresa poderá sofrer sanções.

Conte com o auxílio da tecnologia

A boa administração das rotinas contábeis evita entraves na sua execução. Por isso, é indispensável a implantação de recursos capazes de aprimorar esse trabalho. Há disponíveis no mercado ferramentas com as mais diversas funcionalidades, como auxílio na abertura do negócio até o gerenciamento dos tributos. Elas permitem a simplificação das ações e desburocratização de rotinas.

Portanto, o empresário percebe que, por meio de sistemas atualizados e úteis para a promoção de uma contabilidade estratégica, é possível ganhar eficiência e exatidão nos procedimentos.

Treine a equipe

Para que todo software contratado para a operacionalização das informações comece a funcionar, é necessário oferecer um treinamento adequado para a equipe de contabilidade.

Uma ferramenta nova certamente oferece muitas vantagens para os colaboradores na execução de suas tarefas e um melhor aproveitamento do tempo investido. Por tais motivos, é indispensável que eles estejam aptos a utilizar as inovações disponibilizadas e, dessa forma, dar continuidade às melhorias introduzidas.

Invista na integração e automação dos processos

A integração é essencial para adiantar os processos, por englobar sistemas integrados, que permitem o compartilhamento de informações entre os setores em tempo real. Isso torna possível atingir metas, auxiliar outras áreas e cumprir os prazos.

Com a integração, a empresa garante um funcionamento efetivo de suas atividades e consegue trocar informações seguras e completas entre suas equipes e setores. Outras vantagens são:

  • monitoramento das atividades;
  • diminuição da divergência de informações;
  • aumento da confiabilidade dos dados apresentados.

Tenha uma contabilidade diferenciada

A estratégia contábil se verifica útil, quando fornece informações corretas e fidedignas. Se o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultado do Exercício estiverem bem delineados, por exemplo, o setor contábil ganha eficiência operacional e pode influenciar diretamente os resultados da gestão e impactar as tomadas de decisões.

A criação criteriosa do planejamento de contas e a classificação das movimentações podem tornar mais ágeis os serviços contábeis. Com um plano personalizado, é possível atender às diferentes transações da instituição, para evitar a improvisação em registros ou a realização de cálculos para corrigir lançamentos. Lançamentos adequadamente classificados geram demonstrativos relevantes e refletem a realidade da organização empresarial.

Como a operação eficiente do setor contábil pode beneficiar toda a estrutura empresarial?

Com a eficiência do departamento contábil, a consolidação das informações para a tomada de decisões é mais rápida. Quanto mais operativa a contabilidade, com maior rapidez se conclui um balanço. E isso influencia diretamente na questão tempo e periodicidade, pois os valores variam dependendo do período em que o balanço se finaliza.

Dessa forma, a empresa tem acesso a dados atualizados, independentemente de quando são demandados, e tem maior possibilidade de obter êxito em seus objetivos. Há exatidão e prontidão nas referências contábeis.

O gestor também pode contar com o auxílio da tecnologia que integra as áreas da corporação, o que possibilita maior segurança nos processos de envio e recepção de arquivos. Dessa forma, esses dados e documentos, que contêm informações fundamentais, não estarão expostos a ameaças e serão entregues de maneira segura.

Além disso, a eficiência operacional na contabilidade pode ser o mecanismo que conduz ao o prejuízo ou ao lucro de um negócio. Isso, porque não basta que a organização obtenha bons resultados: se os procedimentos são burocráticos e complexos, o retorno necessário à manutenção da entidade pode ser prejudicado.

Como o setor pode identificar os gargalos que impedem a eficiência operacional?

Quando as tarefas não são executadas de acordo com as necessidades do negócio, devido ao tempo que demandaram ou a erros operacionais, surgem os chamados gargalos, que são obstáculos nos processos empresariais.

Eles podem ocorrer tanto em relação à qualidade da informação quanto aos processos em si mesmos. O gargalo existe quando a informação não atende de forma imediata à demanda do gestor, que acaba perdendo tempo para analisar os informativos, até que seja possível extrair a informação de que precisa.

Quanto mais processos necessários para se obter uma informação, maiores as chances de brechas. Tornar os processos objetivos e alinhados evita erros de percurso.

Como vimos, a importância da eficiência operacional na contabilidade de uma empresa, depende da utilização dos recursos que a informática oferece, para se ganhar em agilidade, qualidade e confiança nos serviços prestados, contribuindo para grandes e bons resultados.

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