Business process outsourcing: entenda mais sobre esse assunto

De pequenas startups até grandes corporações referências no mercado, muitas organizações estão adotando o Business Process Outsourcing (BPO) para aumentar cada vez mais sua competitividade. Isso se dá pelas amplas vantagens adquiridas ao contatar esse tipo de serviço, que vão desde a excelência operacional até o aperfeiçoamento na tomada de decisões.

Para que você consiga usufruir desses benefícios, continue lendo este conteúdo para entender mais sobre o assunto. Nos tópicos abaixo trazemos o conceito de BPO, listamos suas vantagens e, por fim, explicamos como realizar a delegação de tarefas adequadamente. Ficou interessado? Confira!

Qual é o conceito de Business Process Outsourcing?

Basicamente, o Business Process Outsourcing (BPO) — ou terceirização de processos do negócio, em português — consiste na contratação de uma prestadora de serviços que executará determinadas atividades internas do negócio. Faz-se relevante entender que essas atividades não estão relacionadas ao core business (foco principal do negócio), mas ainda são imprescindíveis para o seu sucesso no mercado.

Não se deve confundir o BPO com a terceirização, já que os serviços prestados pelo primeiro são amplamente complexos e exigem conhecimento técnico aprofundado sobre determinada área. Além disso, é possível desdobrá-los em duas categorias:

  • front office (de frente) — envolvem atendimento aos clientes e parceiros;
  • back office (dos fundos) — são as operações internas da empresa, como a contabilidade.

Quanto a essas últimas, a companhia contratada realiza uma análise completa dos procedimentos da empresa, identifica falhas e aplica as melhores metodologias para remodelar as rotinas com o objetivo de maximizar os resultados. Em razão dessa complexidade, algumas áreas objeto de BPO são:

  • contabilidade;
  • tributação;
  • departamento pessoal;
  • tecnologia da informação (TI);
  • societária.

Para evitar quaisquer confusões de interpretações, faz-se importante distinguir o conceito BPO de consultoria e assessoria. Entenda em uma breve explicação de cada termo abaixo:

  • consultoria — consultores são contratados para realizar um aconselhamento ou solucionar um problema específico da empresa. Também é usado para apontar a direção de um negócio, fazendo-o adequar ao mercado, ao Fisco ou adquirir conhecimentos em determinada área;
  • assessoria — os assessores prestam suporte contínuo a uma organização, fazem um diagnóstico de seus processos, além de identificarem problemas e oportunidades de aperfeiçoamento;
  • BPO — uma empresa é contratada para exercer determinada função essencial ao negócio, mas também pode exercer cumulativamente os mesmos serviços de assessoria e consultoria.

Quais são as vantagens do BPO?

O BPO está diretamente relacionado ao aprimoramento do fluxo de trabalho, aperfeiçoamento dos processos e controle da organização. Entenda quais são eles a seguir.

Melhoria contínua na execução dos processos

Em um primeiro momento, um dos benefícios do BPO é o aprimoramento dos processos internos da área contratada. Também se obtém uma melhoria mensurável e sustentável no desempenho da empresa. Isso ocorre pelo fato de que a contratada também adquirirá novas tecnologias e modernizará sua infraestrutura. A organização contratante aproveitará esses benefícios ao usufruir das novidades implementadas pela BPO.

Outro fator relevante consiste no fato de que o serviço acompanha o desenvolvimento do negócio. Por exemplo: se a empresa oferecer novos serviços ou abrir novas filiais, o BPO continuará beneficiando todos os processos. Essa é uma vantagem que também facilita a escalabilidade do negócio, ou seja, possibilita a expansão com menor aumento de custos possível.

Mais flexibilidade interna

Quando a empresa realiza uma mudança em sua infraestrutura, área ou departamento, é comum que seja necessário adequar seus aspectos internos. A opção pelo BPO traz mais facilidade nas alterações da empresa. Sempre que necessário será possível diminuir ou aumentar a quantidade de pessoas que compõem cada setor, já que a prestação do serviço será conforme as necessidades do negócio.

Redução de custos operacionais

Uma parte significativa dos custos operacionais da rotina da área do BPO é diminuída. As empresas são especializadas e fornecem um serviço altamente especializado, modernizado e otimizado, o que reduz a burocracia e etapas redundantes, além de direcionar melhor o foco.

Graças a essas qualidades, a prestadora consegue oferecer preços mais econômicos e serem mais produtivos que colaboradores contratados de forma direta. Por fim, a economia também é conseguida ao tornar a equipe mais enxuta, pois ela será mais modernizada e eficiente.

Melhor controle interno

Atividades de áreas complexas são mais difíceis de se manter um bom gerenciamento, mas o BPO financeiro pode fornecer as informações sobre a área ao cliente, eliminando o trabalho de coletar dados pela contratante.

Além disso, a contratada envia dados precisos e claros sobre seu setor — como relatórios, demonstrações e balancetes contábeis —, o que possibilita a identificação, otimização e melhoria dos procedimentos da empresa, bem como faz com que as decisões tomadas pelos gestores sejam as melhores possíveis.

Foco no core business

No mercado atual, uma grande parte dos empresários e colaboradores tem conhecimentos multidisciplinares, ou seja, noções basilares de várias áreas diferentes. Mas isso não implica que eles devem interromper suas atividades para se dedicar a outros setores, já que desviar a atenção para rotinas que não estão relacionadas aos seus serviços impacta negativamente nos resultados da empresa.

Entretanto, ao deixar toda a burocracia, operações e gerenciamento de atividades secundárias para profissionais especializados, os gestores conseguem se concentrar no core business e em elaborar novas ideias ou estratégias.

Ganho na produtividade

O gerenciamento de processos bastante complexos, como os financeiros e contábeis, é difícil e exige especialização. As disciplinas das áreas do BPO exigem anos de estudos sobre diversos temas, constantes atualizações sobre a legislação e experiência de mercado para fornecer o serviço com excelência.

Os profissionais do BPO são responsáveis pelos próprios estudos, estão em constante treinamento, capacitação e estudo, além de se atualizarem quanto às novas tecnologias e ferramentas. Assim os setores do BPO são prestados com a máxima produtividade possível.

Como delegar responsabilidades sobre processos?

Saber como delegar as responsabilidades sobre os processos da organização é indispensável para o seu funcionamento. Apesar de o BPO fornecer todas as vantagens acima, é preciso que você saiba como escolher a prestadora capaz de atender às necessidades da sua empresa.

Primeiramente, prepare sua organização para receber os serviços. Para isso, altere a cultura da empresa para que todos os colaboradores, gestores e sócios estejam dispostos a aceitar as mudanças, pois a contratação dos serviços BPO virá acompanhada de tecnologias de ponta e alterará a rotina do trabalho.

Outro ponto relevante consiste no fato de ser necessário adequar o restante dos processos à otimização e produtividade a ser adquirida. Por exemplo, informações serão obtidas mais agilmente, o controle será mais preciso, entre outros ganhos processuais.

Por fim, antes de delegar a área para um serviço de BPO, opte por uma empresa com ampla experiência de mercado e que demonstre ser modernizada, ou seja, que utilize sistemas atualizados, esteja presente nas redes sociais e ofereça um bom suporte.

Muitos gestores conservadores são descrentes quanto à tecnologia e novas formas de prestação de serviço. Porém, as empresas de sucesso atualmente não conseguem se manter competitivas utilizando metodologias antigas. Hoje é preciso investir em outras soluções que forneçam mais flexibilidade, economia, agilidade e escalabilidade.

O Business Process Outsourcing (BPO) é uma das principais tendências das empresas que querem garantir que os serviços secundários e complexos, porém fundamentais para o sucesso, sejam exercidos com produtividade, eficiência e de forma otimizada.

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