Boas práticas para a terceirização da folha de pagamento

Gerenciar as folhas de pagamentos é uma atividade complexa que exige muito tempo e conhecimento do responsável. Devido à falta de tecnologia avançada, desatualização sobre a legislação, falhas nos recolhimentos de impostos, entre outros, a empresa e os colaboradores podem sofrer grandes dores de cabeça. Por isso, adotar a terceirização da folha de pagamento pode ser uma boa alternativa.

Por meio da terceirização é possível diminuir custos, manter o foco na atividade principal e demais vantagens importantes para o progresso do negócio, se tornando mais do que uma tendência para a administração das empresas de qualquer tamanho.

Elaboramos este texto, para que você entenda o que é terceirizar esse tipo de serviço e sua importância para a instituição. Quer conhecer melhor? Então, continue sua leitura!

Por que buscar a terceirização da folha de pagamento?

Realizar a folha de pagamento é um processo complicado porque exige muita confiança.

Quando a empresa terceiriza e deixa os processos de cálculos de impostos e pagamentos de verbas dos funcionários para profissionais fora da empresa, cria-se uma independência maior para cumprir todas as obrigações relativas a esse serviço, então, esse é um dos motivos para fazer isso: a chamada segregação de funções.

Deixando nas mãos de uma prestadora de serviços terceirizada, a empresa terá mais certeza de que os cálculos estão sendo feitos corretamente, tornando-se mais adequado do que quando esse processo é feito por um funcionário interno, por mais qualificado que ele seja.

Quais são os riscos em não ter o bom controle da folha de pagamento?

Quando o controle eficaz da folha de pagamento não é eficiente, a empresa corre sérios riscos, entre eles:

  • a empresa poderá fazer o pagamento dos funcionários incorretamente. Por conta disso, a organização fica sujeita a processos trabalhistas.
  • em relação aos impostos, ao pagá-los incorretamente, a Receita Federal e o INSS podem cobrar multas e juros por esses erros.

Quais são as vantagens de contar com empresas terceirizadas?

Ao terceirizar o serviço de gestão da folha de pagamentos para uma empresa especializada que conte com uma equipe qualificada, sua empresa usufrui de diversas vantagens. Conheças as principais.

  • Colaboradores livres para dar mais atenção às atividades relevantes para o desenvolvimento do negócio;
  • Segurança de contar com toda a experiência da contratada;
  • Assimilação da lei trabalhista ao processo operacional de folha de pagamento;
  • Redução das possibilidades de erros e imprecisões que podem deixar a empresa vulnerável a penalizações e outros prejuízos;
  • Fluidez e agilidade dos procedimentos
  • Utilização de tecnologias avançadas de automação e toda estrutura de consultoria a serviço do negócio;
  • Precisão e confiabilidade das atividades;
  • Redução de custos do departamento pessoal para a empresa contratante;
  • Diminuição de reclamações trabalhistas devido à exatidão das informações e pagamentos;
  • Menor obrigação quanto às atividades administrativas;
  • Excelência no trabalho sem precisar investir em treinamento interno;
  • Recebimento de todos os comprovantes de pagamento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas aos tributos devidos pela empresa, deixando para a contratante somente a obrigação de proceder os recolhimentos;
  • Mais segurança de dados sensíveis, tendo em vista que são armazenados em servidores altamente seguros que usam tecnologia de criptografia de ponta, além de backups de dados redundantes;
  • Agilidade nos processos de RH, evitando o risco de extravio de documentos;
  • Simplificação do atendimento e da apresentação de documentos necessários ao processo, com consultas ágeis às informações, entre outros.

Quais são as boas práticas no momento de adotar uma terceirizada para essa gestão?

É preciso ter certeza sobre a credibilidade da terceirizada, se é uma empresa que tem estrutura para cumprir com as novas regras, principalmente agora com a implementação do e-Social, pelas quais o governo está mudando toda a forma de apresentação da folha de pagamento, salário e impostos.

Além disso, a empresa precisa estar atualizada no mercado com relação à legislação e precisa dar um suporte de software que cumpra todos esses cálculos.

Outros fatores devem ser observados, como:

  • reputação no mercado, verificando o histórico da empresa que está oferecendo os serviços, avaliando seu tempo de atuação no mercado, o número de clientes atendidos, etc;
  • referências de outros clientes da empresa e as avaliações feitas por eles;
  • qualificação do quadro de funcionários da empresa que vai assumir a terceirização da folha de pagamento, por meio da análise do currículo resumido desses profissionais, com sua formação e experiência;
  • software utilizado pela empresa para atender toda legislação vigente;
  • como é feita a atualização da empresa diante das diversas alterações que ocorrem frequentemente na lei;
  • se a empresa terceirizada está atenta às tendências do mercado;
  • suporte oferecido pela prestadora dos serviços, entre outros.

Quais atividades podem ser terceirizadas na folha de pagamento?

Diversos processos podem ser feitos por meio da terceirização da folha de pagamentos, tanto mensais, como anuais. Veja alguns deles.

Rotinas mensais

  • apuração e processamento da folha de pagamento;
  • adiantamentos salariais;
  • admissões;
  • rescisões de contrato. Se necessário, assistência nos sindicatos ou no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) para homologações, relação de documentos e demais subsídios legais;
  • cálculo de férias individuais e/ou coletivas;
  • emissão de documentos, contracheques, encargos trabalhistas;
  • emissão de diversas guias de recolhimento, como GPS, DARF, GRFC, levantamento de informações e arquivos eletrônicos legais e operacionais;
  • pagamento de salários, pensão alimentícia, CAGED e SEFIP, entre outros.

Rotinas anuais

  • elaboração e processamento da folha de pagamento para 13° salário;
  • processamento e entrega dos relatórios, DIRF, RAIS e informes de rendimentos, etc.

Quando a gestão da folha de pagamento é simplificada, a empresa gasta menos tempo se preocupando com essas burocracias inerentes ao departamento pessoal e recursos humanos, podendo se dedicar melhor à gestão e desenvolvimento no negócio em geral.

Como pode perceber, a terceirização da folha de pagamento é uma das melhores alternativas para qualquer empresa que deseja reduzir custos, ter foco nas demais atividades e benefícios operacionais e financeiros que geram maior qualidade gerencial do negócio. Para isso, é preciso contar uma empresa qualificada que se tornará sua principal aliada nessa trajetória.

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