7 melhores práticas para evitar a autuação fiscal da sua empresa

autuação fiscal
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Pelo fato de o sistema tributário brasileiro ser muito complexo e burocrático, manter a regularização perante o Fisco é um grande desafio para as empresas. Qualquer falha encontrada no processo de fiscalização pode gerar multas pesadas e, até mesmo, a suspensão das atividades, trazendo vários prejuízos.

A autuação fiscal é a última etapa de um processo de fiscalização que busca identificar falhas fiscais em uma companhia. Por esse motivo, é necessário adotar estratégias para fugir dela e garantir o crescimento saudável do negócio.

Pensando nisso, elaboramos este texto com algumas dicas práticas que podem ser adotadas para evitar os riscos de autuações. Quer saber quais são? Então, continue a leitura!

Como funciona a fiscalização?

A fiscalização é um procedimento que pode partir de diversos órgãos, tanto na esfera municipal, quanto na estadual e federal. Cada uma delas, no entanto, terá acesso a um tipo de informação e de impostos, de acordo com os seus próprios interesses.

  • Fisco municipal — cobra e fiscaliza os tributos do município, tais como o Imposto Sobre Serviços (ISS);
  • Fisco estadual — cobra e fiscaliza os tributos do estado, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
  • Fisco federal — cobra e fiscaliza os tributos federais, como o Imposto de Renda (IR).

No conceito, são processos iguais. Porém, cada um deles mantém sua atenção voltada para fatores distintos. Enquanto a prefeitura está atenta a um ponto, o federal estará observando outro e assim sucessivamente.

A fiscalização e a consequente autuação fiscal são estratégias governamentais importantes para garantir que as empresas estejam em dia com as suas obrigações fiscais. Por isso, é preciso que os empresários se empenhem em conhecer e entender todos os procedimentos relacionados a ela.

Como os dados utilizados pelo Fisco são agregados, é necessário mantê-los claros e objetivos, evitando contrariedades e, claro, a intimação e, até mesmo, a autuação fiscal.

Qual é a diferença entre intimação e autuação?

Aquelas empresas que recebem benefício fiscal precisam estar cientes de que elas podem ser fiscalizadas. Dessa fiscalização, pode surgir uma intimação ou uma autuação fiscal.

Como os dados de um negócio são cadastrados em sistemas governamentais, é preciso sempre conferir se essas informações são coerentes e, principalmente, se estão corretas. Quando isso não acontece, a empresa fica sujeita à intimação e à autuação. Continue conosco e entenda as principais diferenças entre elas.

Intimação

A intimação, também conhecida como notificação, é um procedimento preventivo, adotado para aquelas situações em que algo se apresenta de forma irregular. Nesse caso, o Fisco fornece um prazo para que a empresa se prepare para contra-argumentar o que foi identificado e defender seus dados.

Nessa etapa, existe a possibilidade de a empresa estar ou não errada. Portanto, ainda não foi comprovada a irregularidade e nem houve autuação fiscal.

Autuação

A autuação, por sua vez, é o estágio máximo da fiscalização. Nela, a infração foi comprovada dentro do prazo de defesa e com a verificação dos dados. Nesse caso, a empresa recebe uma multa como penalidade pelo descumprimento fiscal.

Quando, mesmo assim, a empresa não concorda com a infração, ela tem a opção de recorrer à autuação nos âmbitos jurídico e administrativo. No entanto, esses são processos burocráticos e bastante trabalhosos. Por isso, é preferível evitar tanto a intimação quanto a autuação.

Quais são os principais problemas fiscais das empresas?

Conheça agora os principais motivos de autuação fiscal que as empresas enfrentam e esteja preparado para não passar por eles:

  • confusão na interpretação e descumprimento das leis, regras e normativas sobre os procedimentos contábeis;
  • falta de controle ou organização no arquivamento físico de notas fiscais;
  • inexistência de um sistema eficiente de gestão tributária;
  • despreparo para o recebimento do Fisco;
  • ausência do recolhimento de tributos;
  • problemas na codificação das mercadorias e consequente pagamento de tributos.

​Saber disso é um primeiro passo importante para entender ao que você precisa estar atento. Ainda assim, existem outras medidas para manter tudo em dia e escapar da autuação fiscal. Veja só!

1. Crie um calendário fiscal

Para evitar atrasos ou perdas de prazos no cumprimento das obrigações fiscais, é preciso estar atento às datas de remessa e pagamento. Os encaminhamentos dessas responsabilidades seguem um cronograma definido pela Receita Federal e pela Secretaria da Fazenda local. Após, é só ter atenção ao vencimento para a quitação dos impostos.

Para controlar as datas, elabore um calendário detalhando o vencimento de cada obrigação e o compartilhe com toda a equipe que compõe o quadro fiscal.

2. Entenda a diferença entre elisão e evasão fiscal

A evasão fiscal é um ato considerado como crime. Ela ocorre quando existe um fato gerador de tributação, mas a instituição não faz o recolhimento correto dos impostos, o que é conhecido como sonegação fiscal. Essa prática gera punições severas e processos demorados e caros contra o negócio.

Já a elisão fiscal é uma prática legal, que busca evitar a ocorrência de um fato gerador de tributação. Com o intuito de reduzir os gastos com impostos, é preciso fazer uma análise para identificar o regime tributário mais adequado conforme as atividades exercidas pela empresa, o lucro, o porte, entre outros.

Contudo, a elisão deve ser abrangida pela lei e só pode ser adotada com orientação de um profissional qualificado.

3. Realize auditorias internas periódicas

Para escapar da autuação fiscal, é necessário detectar os problemas antes do Fisco e resolvê-los de forma efetiva. As auditorias auxiliam nesse processo, podendo ser feitas por uma equipe interna ou com a ajuda de profissionais da área. Elas devem incluir os aspectos contábeis, fiscais e trabalhistas.

Assim, asseguram a integridade da empresa e recolhem informações relevantes e que contribuirão para a melhoria do gerenciamento corporativo. É importante que esse procedimento seja feito com frequência, considerando que auditorias emergenciais, realizadas apenas sob suspeita de erros, são bem mais caras.

4. Mantenha a equipe atualizada

Como já foi dito, a legislação tributária é complexa e cada procedimento interno pode exigir um ato diferente da equipe fiscal e contábil, fazendo com que treinamentos constantes sejam necessários. Outro fator muito importante e que deve ser considerado é a mutabilidade da legislação, que ocorre com frequência.

Os treinamentos vão servir para manter os funcionários atualizados e preparados para as mudanças provocadas pelo governo, evitando o cometimento de erros que podem gerar sérios problemas. Caso a empresa tenha filiais em outras regiões, é preciso analisar cada situação, considerando que os estados têm suas particularidades tributárias.

Ao contar com o apoio externo para as atividades fiscais, busque integrar a equipe interna aos profissionais terceirizados. Funcionários alinhados cometem menos falhas, encontram riscos com mais agilidade e trabalham de forma estruturada, pontos essenciais para evitar a autuação fiscal.

5. Faça denúncias espontâneas ao identificar o erro

Fazer denúncias espontâneas pode ser uma boa alternativa para fugir das autuações. A denúncia espontânea funciona da seguinte maneira: a organização encontra um erro fiscal e o comunica à Receita Federal, que deixa de aplicar as multas à companhia.

Vale salientar que esse recurso tem duas regras básicas para ser ativado:

  • a denúncia espontânea deve ser feita antes de qualquer procedimento administrativo realizado pelo Fisco, ou seja, ela não funciona depois que a instituição já foi autuada;
  • é preciso quitar os impostos não pagos, cujo valor é estabelecido pela própria Receita Federal e costuma variar conforme cada caso. O mais comum é o pagamento por meio de informação pelo próprio órgão fiscalizador.

6. Utilize a tecnologia como aliada

Para aprimorar o gerenciamento fiscal, contar com uma ferramenta tecnológica apropriada é muito importante. Os softwares de gestão são excelentes opções para quem busca por soluções simples e objetivas.

Por meio desses sistemas, é possível automatizar as tarefas do dia a dia que, quando feitas de forma manual, demoram muito tempo para serem finalizadas. Eles podem, por exemplo, organizar as notas fiscais e os contratos conforme as normas previstas pela lei, simplificando a tarefa de conferência das atividades fiscais.

Eles também conseguem executar ações complexas, como o envio das obrigações acessórias e a emissão de notas. Além da praticidade, a instituição consegue impedir transtornos provocados pelo erro humano e reduzir de maneira considerável o risco de fraudes.

Entre outras funcionalidades, esse recurso pode recolher informações de todas as áreas da empresa, centralizando dados contábeis em um único local. Isso tudo possibilita o controle efetivo sobre o negócio e proporciona tomadas de decisões cada vez mais embasadas e acertadas.

7. Conte com a ajuda de uma empresa de contabilidade especializada

O contador é o profissional ideal para evitar a autuação fiscal. Uma empresa de contabilidade especializada vai orientar e assessorar para que as práticas exercidas na organização sejam realizadas de acordo com o previsto na lei tributária.

No entanto, é importante buscar por profissionais e organizações que tenham conhecimento nessa área específica e que se mantenham atualizados. Além disso, a medida ideal para uma empresa é que ela sempre atue de forma preventiva, evitando contradições e eliminando as chances de uma autuação fiscal.

Para isso, é interessante verificar a sua situação junto aos diversos órgãos fiscalizadores e conferir tudo com antecedência. Assim, você saberá, antes da fiscalização, caso algo tenha ficado para trás, como uma ausência de pagamento ou divergência nas informações.

Esse trabalho preventivo torna os processos mais simples. Todo o acompanhamento e verificação pode ser feito online. Já se a empresa tiver alguma irregularidade, precisará ir pessoalmente verificar suas pendências.

Para que o trabalho tenha sucesso, é preciso atuar em conjunto com a equipe da companhia, com o intuito de certificar que todas as instruções dos contadores estão sendo consideradas e aplicadas. Afinal, eles são qualificados para evitar qualquer prejuízo fiscal e dizer o que deve ser feito.

“Fui autuado, como proceder?”

Quando acontece a autuação, é interessante saber que você ainda tem opções para se defender. Para isso, precisa recorrer a algumas medidas. Confira agora quais são elas.

Entre em contato com o seu contador

É importante acionar o contador imediatamente se não quiser ser prejudicado. Esse profissional trará todas as informações relevantes sobre como proceder a partir de então. Ele reunirá todos os relatórios e dados necessários, além de avaliar precisamente a falha ocorrida, para poder resolvê-la.

Tecnicamente, é o profissional contábil quem terá recursos para elaborar a defesa da empresa. A partir disso, é possível que ainda sejam solicitados alguns cálculos de verificação, também feitos pelo contador. Também pode ser útil conversar com um advogado que dará suporte jurídico.

Entenda o motivo exato da investigação

Se a cobrança estiver sendo feita de forma irregular, você poderá solucioná-la de maneira muito mais tranquila. Para isso, bastará apresentar seus recursos e consequente defesa. No entanto, é necessário entender o que ocorreu durante a investigação que ocasionou a autuação fiscal.

No momento em que tais razões forem esclarecidas, é possível reunir todos os dados e informações que serão relevantes para comprovar o equívoco da autuação. Assim, sua empresa poderá fornecer todos os documentos, agilizando o processo e revertendo a situação.

Esteja atento para colaborar com a investigação

Outro ponto relevante é ajudar a encontrar as informações que contribuirão com a investigação. Sabendo o que supostamente causou a irregularidade, fica mais simples encontrar as provas que comprovarão o equívoco.

Nessa etapa, é interessante checar com cuidado tudo o que vai facilitar a resolução do problema, garantindo que nenhuma informação fique de fora.

Evite omitir informações

Caso a sua empresa sofra a autuação fiscal e realmente esteja errada, tendo que prestar esclarecimentos, lembre-se de nunca omitir informações do Fisco. Nesse caso, a omissão de dados pode prejudicar ainda mais a situação do negócio. Sendo assim, reconheça o erro e procure apresentar todas as informações solicitadas.

A autuação fiscal pode dificultar o crescimento sustentável do negócio e, em alguns casos, contribuir para o encerramento de suas atividades. Com algumas estratégias simples, é possível evitar que isso aconteça.

Como você viu neste post, é preferível dedicar um pouco mais de esforço e manter a empresa regularizada, em dia com as suas obrigações, e evitar problemas como a autuação fiscal. Então, não espere mais para colocar nossas dicas em prática e garantir a conformidade com a lei.

Nós sabemos que, em alguns casos, fica simplesmente difícil dar conta de todas as atividades da companhia e ainda estar atento para evitar uma autuação fiscal. Por isso, não deixe de procurar um profissional que possa auxiliar esse processo. Confira como um especialista contábil pode ajudar a sua empresa!

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