7 melhores práticas para evitar a autuação fiscal da sua empresa

7 melhores práticas para evitar a autuação fiscal da sua empresa

Pelo fato de o sistema tributário brasileiro ser muito complexo e burocrático, manter a regularização perante o Fisco é um grande desafio para as empresas. Qualquer falha encontrada no processo de fiscalização pode gerar multas pesadas e até mesmo a suspensão das atividades, trazendo vários prejuízos.

A autuação fiscal é a última etapa de um processo de fiscalização que busca identificar falhas fiscais em uma companhia, por esse motivo, é necessário adotar estratégias para fugir dela e garantir o crescimento saudável do negócio.

Pensando nisso, elaboramos este texto com algumas dicas práticas que podem ser adotadas para evitar os riscos de autuações. Quer saber quais são? Então, continue a leitura!

1. Crie um calendário fiscal

Para evitar atrasos ou perdas de prazos no cumprimento das obrigações fiscais, é preciso estar atento às datas de remessa e pagamento. Os encaminhamentos dessas responsabilidades seguem um cronograma definido pela Receita Federal e pela Secretaria da Fazenda local. Após, é só ter atenção ao vencimento para a quitação dos impostos em si.

Para controlar as datas, elabore um calendário detalhando o vencimento de cada obrigação e o compartilhe com toda a equipe que compõe o quadro fiscal.

2. Entenda a diferença de elisão e evasão fiscal

A evasão fiscal é um ato considerado como crime. Ela ocorre quando existe um fato gerador de tributação, mas a instituição não faz o recolhimento correto dos impostos, o que é conhecido como sonegação fiscal. Essa prática gera punições severas e processos demorados e caros contra o negócio.

Já a elisão fiscal é uma prática legal que busca evitar a ocorrência de um fato gerador de tributação. Com o intuito de reduzir os gastos com impostos, é preciso fazer uma análise para identificar o regime tributário mais adequado conforme as atividades exercidas, o lucro, o porte, entre outros. Contudo, a elisão deve ser abrangida pela lei e só pode ser adotada com orientação de um profissional qualificado.

3. Realize auditorias internas periódicas

Para escapar da autuação fiscal, é necessário detectar os problemas antes do Fisco e resolvê-los de forma efetiva. As auditorias auxiliam nesse processo, podendo ser feitas por uma equipe interna ou com a ajuda de profissionais da área. Elas devem incluir os aspectos contábeis, fiscais e trabalhistas.

Assim, asseguram a integridade da empresa e recolhem informações relevantes e que contribuirão para a melhoria do gerenciamento corporativo. É importante que esse procedimento seja feito com frequência, considerando que auditorias emergenciais, realizadas apenas sob suspeita de erros, são bem mais caras.

4. Mantenha a equipe atualizada

Como já foi dito, a legislação tributária é complexa e cada procedimento interno pode exigir um ato diferente da equipe fiscal e contábil, fazendo com que treinamentos constantes sejam necessários. Um outro fator muito importante e que deve ser considerado é a mutabilidade da legislação, que sofre alterações frequentes.

Os treinamentos vão servir para manter os funcionários atualizados e preparados para as mudanças provocadas pelo governo, evitando o cometimento de erros que podem gerar sérios problemas. Caso a empresa tenha filiais em outras regiões, é preciso analisar cada situação, considerando que os estados têm suas particularidades tributárias.

Busque integrar a equipe interna aos profissionais terceirizados, caso conte com o apoio externo para as atividades fiscais. Funcionários alinhados cometem menos falhas, encontram riscos com agilidade e trabalham de forma estruturada, pontos essenciais para evitar a autuação fiscal.

5. Faça denúncias espontâneas ao identificar o erro

Fazer denúncias espontâneas pode ser uma boa alternativa para fugir das autuações. A denúncia espontânea funciona da seguinte maneira: a organização encontra um erro fiscal e o comunica à Receita Federal, que deixa de aplicar as multas à companhia.

Vale salientar que esse recurso tem duas regras básicas para ser ativado:

  • a denúncia espontânea deve ser feita antes de qualquer procedimento administrativo realizado pelo Fisco, ou seja, ela não funciona depois que a instituição já foi autuada;
  • é preciso quitar os impostos não pagos, e esse valor, que vai variar conforme cada caso, é estabelecido pela própria Receita Federal. O mais comum é o pagamento por meio de conta informação pelo próprio órgão fiscalizador.

6. Utilize a tecnologia como aliada

Para aprimorar o gerenciamento fiscal, contar com uma ferramenta tecnológica apropriada é muito importante. Os softwares de gestão são excelentes opções para quem busca por soluções simples e objetivas. Por meio desses sistemas, é possível automatizar as tarefas do dia a dia que, quando feitas de forma manual, demoram muito tempo para serem finalizadas.

Eles podem, por exemplo, organizar as notas fiscais e os contratos conforme as normas previstas pela lei, simplificando a tarefa de conferência das atividades fiscais. Eles também conseguem executar ações complexas, como o envio das obrigações acessórias e a emissão de notas.

Além da praticidade, a instituição consegue impedir transtornos provocados pelo erro humano e reduzir de maneira considerável o risco de fraudes. Entre outras funcionalidades, esse recurso pode recolher informações de todas as áreas da empresa, centralizando dados contábeis em um único local, possibilitando o controle efetivo sobre o negócio e gerando tomadas de decisões cada vez mais embasadas e acertadas.

7. Conte com a ajuda de uma empresa de contabilidade especializada

O contador é o profissional ideal para evitar a autuação fiscal. Uma empresa de contabilidade especializada vai orientar e assessorar para que as práticas exercidas na organização sejam realizadas de acordo com o previsto na lei tributária.

Para que o trabalho tenha sucesso, é preciso trabalhar em conjunto com a equipe da companhia, com o intuito de certificar que todas as instruções dos contadores estão sendo consideradas e aplicadas. Afinal, eles são qualificados para evitar qualquer prejuízo fiscal e dizer o que deve ser feito.

A autuação fiscal pode dificultar o crescimento sustentável do negócio e, em alguns casos, contribuir para o encerramento de suas atividades. Com algumas estratégias simples, é possível evitar que isso aconteça. Então, não espere mais para colocar nossas dicas em prática e garantir a regularização da sua empresa e a conformidade com a lei em relação às obrigações fiscais.

Este conteúdo foi útil para você? Então, aproveite para ler agora mesmo “Assessoria contábil: 7 motivos para contratar” e entenda melhor sobre o assunto!

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