O que você precisa saber sobre substituição e antecipação tributária

antecipação tributária
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As legislações tributárias sofrem alterações constantes, as quais são realizadas pelos governos para que as arrecadações sejam adequadas diante de diferentes cenários econômicos. O Estado é o responsável por arrecadar os tributos e destiná-los a diferentes finalidades para organizar e atender a sociedade em suas necessidades. Por isso, foram criados os órgãos de fiscalização para evitar a sonegação fiscal.

Os tributos são normatizados e dependem de lei para terem validade. Existem obrigações tributárias municipais, estaduais e federais. Em relação ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), pode-se afirmar que ele incide sobre um grande número de mercadorias. Ele foi incluído no regimento de substituição tributária e em alguns casos é pago antecipadamente.

Neste artigo, vamos falar sobre substituição e antecipação tributária, explicando como os dois conceitos se diferenciam e como são feitos os cálculos. Aqui você encontrará detalhes sobre os aspectos de cada procedimento, que embora apresentem diferenças, se complementam. A antecipação tributária implica, necessariamente, em substituição tributária, de modo que não é possível separá-los.

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1. O que é antecipação tributária?

A antecipação tributária refere-se à retenção antecipada do ICMS. Antes da ocorrência do fato gerador, o contribuinte deve fazer o recolhimento do imposto para somente depois efetivar a venda das mercadorias. É a antecipação de uma obrigação, portanto, quando a venda for realizada, o imposto já terá sido recolhido. Essa antecipação pode ocorrer de duas maneiras:

  • antecipação sem substituição tributária — que é de responsabilidade do destinatário;
  • antecipação com substituição tributária — que é de responsabilidade do fabricante.

Na antecipação com substituição o ICMS é recolhido com a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Cada estado brasileiro prevê em legislação própria se há antecipação do tributo quando a mercadoria chega ao seu território. Ao adquirir um produto, o contribuinte precisa averiguar se cabe a antecipação tributária na sua região, para ter certeza se deve ou não fazer o recolhimento do ICMS.

O remetente pode optar por recolher o tributo por meio de uma guia emitida em nome do destinatário, antes do envio dos pedidos. Com isso, o trâmite das mercadorias é agilizado nos postos de fiscalização que estão estabelecidos nas fronteiras estaduais. O ICMS é um tributo de competência dos estados aplicado na comercialização de produtos nacionais e importados. A sua cobrança é indireta, motivo pelo qual o valor do imposto é adicionado aos preços dos produtos ou serviços.

2. O que é substituição tributária?

A Constituição Federal de 1988 prevê o instituto da substituição tributária em seu Artigo 150, §7º, dispondo que a Lei pode atribuir a condição de responsável pela retenção de um imposto, cujo fato gerador pode ocorrer em momento posterior, a um sujeito passivo de obrigação tributária. Caso o fato gerador não ocorra, fica assegurada a restituição do montante pago ao Fisco.

A substituição tributária transfere ao vendedor ou fabricante o dever de recolher o ICMS dos destinatários de uma cadeia produtiva. Assim que um produto sai da indústria por meio da venda, o estado pode cobrar o imposto. O fabricante faz o recolhimento pelas operações subsequentes que serão realizadas com a mercadoria. Existem três tipos de substituição, observe:

  • substituição tributária subsequente — o tributo é cobrado antes da saída ou circulação, sendo responsabilidade do importador ou do fabricante;
  • substituição tributária anterior — o tributo é cobrado no futuro, cuja responsabilidade do recolhimento recai sobre um terceiro ou comprador;
  • substituição tributária concomitante — o tributo é cobrado de outro contribuinte, ao mesmo tempo da ocorrência do fato gerador, por exemplo, quando for da responsabilidade do tomador de serviços.

Os agentes que realizam operações comerciais com serviços e mercadorias estão sujeitos ao recolhimento do ICMS. O ICMS-ST é a parcela do tributo relativo à substituição tributária, que é retida no início da trajetória da mercadoria pelo substituto. O substituto é o contribuinte que antecipa a retenção do imposto ao órgão competente. Já o substituído é aquele que recebe o produto com imposto retido pelo substituto.

Os estados cobram de todos os agentes por cada operação de transporte ou venda de produtos ou serviços. O substituto faz a retenção e repassa o tributo relativo às operações subsequentes, contudo, ele não arca com toda a tributação. O ICMS continua incidindo sobre as operações com alterações na retenção e no pagamento, de modo que todos os envolvidos são obrigados ao pagamento do tributo.

O substituto vende a mercadoria, inclui na NF-e o valor a ser pago de ICMS e mais a quantia calculada com base na alíquota de substituição tributária, para que os substituídos também paguem o tributo. O ICMS-ST é cobrado adiantado antes da ocorrência do fato gerador, e caso ocorra algum imprevisto com o serviço, a venda ou o transporte, impedindo a concretização da operação, a porcentagem é restituída ao contribuinte.

3. Quais as diferenças entre substituição e antecipação tributária?

Existe diferença entre substituição e antecipação tributária, ou seja, elas não são a mesma coisa e não devem ser confundidas. Na antecipação tributária o imposto é recolhido pelo destinatário da sua própria operação, sendo pago pelo adquirente. Enquanto na substituição tributária o recolhimento do imposto é feito por todos os contribuintes da cadeia produtiva, englobando várias operações, com pagamento realizado pelo vendedor.

Embora a antecipação tributária implique no pagamento adiantado do ICMS e remeta ao sistema de substituição tributária das futuras operações, nem toda antecipação implica em substituição. A antecipação pode ocorrer sem a substituição quando o contribuinte recolhe o seu próprio ICMS, referente a uma operação que vai realizar e sem substituir outro agente.

4. Como fazer o cálculo da substituição e antecipação tributária?

O regime tributário de uma empresa não interfere no pagamento do ICMS, apenas diferencia a maneira como serão calculados os outros tributos, por exemplo, o Imposto de Renda (IR). O cálculo do ICMS-ST é realizado conforme as regras das legislações, com alíquota variável, conforme o tipo e o porte das empresas. Também deve ser considerado o tipo de operação para o estabelecimento do valor do imposto. Para fazer corretamente o cálculo é necessário considerar algumas etapas:

  • encontre a base do ICMS interestadual;
  • calcule o valor do ICMS aplicando a alíquota sobre a base encontrada;
  • calcule a base da antecipação do ICMS pelo preço do produto, frete, seguro, IPI e outras despesas com o Índice de Valor Adicional Setorial (IVA-ST).

Por fim, calcule o valor da antecipação do ICMS por meio da fórmula: “Base do ICMS-ST x (Alíquota do ICMS Intra / 100) – valor do ICMS Inter”. Veja a seguir um exemplo prático de como são realizados os cálculos:

  • valor base (valor do produto + seguro + frete + desconto) = R$ 1.000,00;
  • alíquota estadual = 10%;
  • (valor base X alíquota estadual) = ICMS;
  • ICMS = R$ 100,00.

Para calcular a base de cálculo do ICMS-ST utiliza-se o valor do ICMS e a margem do valor agregado, que é o percentual do lucro estimado e depende do órgão de fiscalização tributária. Nessa etapa, foi incluído o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), que deve ser somado à base de cálculo do ICMS. O cálculo a seguir utilizou o percentual de 20% como margem agregada, confira:

  • valor da base de cálculo do ICMS + IPI x (1+(margem÷100));
  • base de cálculo ICMS-ST = 1000 x (1+(25÷100));
  • base de cálculo ICMS-ST = 1000 x 1,25;
  • base de cálculo ICMS-ST = R$ 1.275,00.

Enfim, o terceiro e último passo para calcular a substituição tributária é executado com a fórmula a seguir:

  • (Base do ICMS-ST x (Alíquota do ICMS Intra / 100) – valor do ICMS Inter);
  • ST = 1.275 x (10÷100)) – 100;
  • ST = 1.275 x 0,10) – 100;
  • ST – 127,50 – 100;
  • ST = R$ 27,50.

Se você quiser calcular a margem do valor agregado ajustada, utilize a fórmula “MVA Ajustada = [(1+MVA-ST inicial) x (1- Alq inter) / (1- Alq intra)] -1”, onde “MVA-ST inicial” corresponde à margem de valor agregado conforme a lei estadual de destino para as operações internas, enquanto “Alq inter” é o coeficiente da alíquota interestadual aplicável e “Alq intra” trata-se do coeficiente da alíquota interestadual aplicada na operação.

O comprador deve fazer a antecipação do tributo quando recebe a mercadoria e percebe que o substituto não fez a retenção. Se o fornecedor não se enquadra no regime tributário do Simples Nacional, a base de cálculo deve ser obtida na legislação estadual para a operação, com a dedução do montante do tributo registrado na Nota Fiscal. O valor verificado precisa ser retido e o pagamento realizado.

5. Qual o prazo para recolhimento?

Os prazos para o recolhimento do ICMS-ST referentes às operações são estabelecidos em Lei, podendo variar de um estado para o outro. Ele é separado dos demais tributos e está sujeito à fiscalização estadual. O contribuinte pode fazer o pagamento preenchendo a Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE), a qual apresenta 25 campos para a inclusão de dados e detalhes. Algumas informações que devem estar na GNRE são:

  • nome ou razão social;
  • CNPJ e inscrição estadual ou CPF do contribuinte;
  • endereço completo e telefone para contato;
  • código da Receita e da Unidade Federativa;
  • período de referência;
  • número do documento de origem;
  • valor principal, juros, atualização monetária e multa;
  • total a recolher;
  • data de vencimento; 
  • número de protocolo.

Vale destacar que os protocolos e convênios interestaduais apresentam prazos específicos para diversas mercadorias. Nas operações entre estados o vencimento do recolhimento do ICMS depende do remetente do produto. Se ele for inscrito como substituto no estado de destino, vale o prazo dessa unidade federativa. Quando ele não tiver essa inscrição, deve enviar a mercadoria em conjunto com a GNRE.

O Convênio nº 142/2018 do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) dispôs sobre os regimes de antecipação e substituição tributária para o recolhimento do ICMS e sobre os acordos celebrados entre os estados brasileiros, estabelecendo conceitos e prazo para pagamento do tributo:

  • dia 09 do mês posterior ao da saída da mercadoria quando o contribuinte estiver inscrito no cadastro do estado de destino;
  • na data da saída da mercadoria da posse do remetente quando o contribuinte não tiver inscrição no cadastro do estado de destino;
  • na data da saída do bem do estabelecimento do remetente se a sua inscrição estiver suspensa no estado de destino;
  • na data da saída do produto quando o substituído não recolher o ICMS devido ao estado de destino;
  • no dia 02 do segundo mês posterior ao da saída do bem quando a responsabilidade pela substituição tributária for atribuída ao contribuinte optante do Simples Nacional.

A Lei Complementar nº 123/2006, que criou o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, impôs aos estados e ao Distrito Federal o dever de observar o prazo mínimo de 60 dias, sempre contados a partir do primeiro dia do mês da ocorrência do fato gerador, para o vencimento do ICMS-ST. Em decorrência disso, o Convênio nº 142/2018 do CONFAZ registrou o prazo estendido às empresas beneficiadas.

A substituição tributária não pode ser aplicada em diversos produtos, tais como: produtos lácteos, carnes, bebidas alcoólicas, chocolates, biscoitos, vegetais, molhos, detergentes e outros. Por outro lado, ela também não pode ser aplicada quando houver transferência de um estabelecimento para o outro que seja da mesma pessoa jurídica, exceto no caso dos varejistas. Sobre a industrialização de matéria-prima, embalagens ou produtos intermediários, também não se aplica a substituição tributária.

6. Quais as recomendações para antecipar o ICMS?

A antecipação do ICMS-ST tem previsão legal. Por isso, ela deve ser realizada sempre que houver obrigatoriedade para que o contribuinte não cometa infrações às normas tributárias nacionais. Ao descumprir as leis, a empresa pode sofrer penalidades, inclusive receber multas elevadas que causam prejuízos ao orçamento. Existem produtos e serviços contemplados com isenções, reduções, crédito tributário e outros incentivos fiscais.

A fiscalização das retenções é realizada em uma única fase da cadeia de circulação dos produtos. Os órgãos de fiscalização desse tributo acompanham as operações de forma rápida e simplificada com o aperfeiçoamento constante dos seus processos internos. A substituição foi planejada para reduzir a sonegação do ICMS, evitar a perpetuação de erros e eliminar a ocorrência de equívocos que podem ou não ser intencionais.

7. Por que contar com auxílio profissional?

Os cálculos para a antecipação do ICMS e para a substituição tributária podem parecer um pouco complexos. O auxílio de um profissional especializado para ajudar com as NF-e e os documentos fiscais é indispensável para que você tenha a certeza de que está agindo de acordo com a Lei. A contratação de uma empresa de contabilidade tributária vai facilitar os processos e tirar todas as dúvidas sobre o ICMS-ST.

Enfim, registramos no decorrer deste conteúdo praticamente tudo o que você precisa saber sobre substituição e antecipação tributária! A J.F. Granja é referência nesse mercado, sendo uma empresa de contabilidade B2B, que atende empresas nacionais e estrangeiras, de pequeno, médio e grande porte, e é especializada em serviços contábeis, tributários, societários e muito mais.

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