8 erros cometidos no controle de contas a pagar e receber e como evitá-los

Todo empreendedor deseja que sua empresa tenha um crescimento sustentável e, para que isso aconteça, ter uma boa gestão sobre as contas a pagar e receber é essencial, já que isso permite uma análise precisa de como anda o negócio e elabora uma previsão para o futuro, possibilitando o alcance das metas e objetivos esperados.

Contudo, apesar dessa importância, muitos gestores não sabem como realizar esse controle da forma correta, cometendo falhas que podem trazer vários erros para a companhia.

Pensando nisso, elaboramos este texto para mostrar os principais erros cometidos e o que deve ser feito para evitá-los. Confira!

1. Não conhecer as despesas de forma aprofundada

Ter informações relevantes é primordial para qualquer tomada de decisões. No caso do gerenciamento de contas a pagar e receber, o empreendedor precisa conhecer a fundo as obrigações que tem, por exemplo, fornecedores, matéria-prima, salário dos colaboradores etc.

Sabendo suas despesas, a instituição vai encontrar um cenário mais viável para se organizar e, a partir de então, elaborar um planejamento eficiente de controle financeiro.

É importante lembrar que esses dados primários serão um norte para projetar a melhor estratégia de gestão das finanças do negócio. Por isso, buscar entender cada despesa é uma necessidade.

2. Contar com dinheiro ainda não recebido

Considerar os pagamentos realizados via cartão de crédito é um erro grave. Isso, porque, as operadoras só liberam o valor em 30 dias. Somente as vendas à vista significam um recebimento imediato e recursos disponíveis.

Por esse motivo, as vendas a prazo só podem ser consideradas no caixa a partir do dia que o crédito for liberado, e não no momento da venda. Caso contrário, no final do mês, o controle mostrará uma disponibilidade que não existe.

É fundamentar contar com ferramentas que ajudam nesse controle eficaz sobre o volume de pagamentos e recebimentos, principalmente das operadoras de cartões. De maneira a conhecer as expectativas de entrada e saída de recursos e, assim, programar os investimentos de acordo com a disponibilidade de capital que realmente entra.

3. Realizar a precificação errada

Colocar o preço inadequado nos produtos e serviços pode gerar sérios transtornos financeiros para a instituição. O ideal é anotar minuciosamente o quanto é gasto para a fabricação da mercadoria, por exemplo, equipamentos, energia, entre outros, e pensar no quanto pode lucrar após pagar todas as despesas.

Outra dica é realizar uma pesquisa na concorrência e ver o valor cobrado por ela, afinal, isso pode ajudar a pensar em preços atraentes, mas também lucrativos.

4. Deixar de se atentar ao vencimento das dívidas

Toda atenção com prazos e vencimentos é pouca. Deixar de pagar as contas e impostos na data correta pode gerar uma situação não só de prejuízos, mas complicar a companhia juridicamente.

Para evitar que esses infortúnios aconteçam, não apenas no caixa, mas também com a legislação, a administração dos pagamentos deve ser impecável. Registre com o máximo de cuidado cada prazo que envolva o dinheiro do negócio para não cometer essa falha tão grave.

5. Misturar as contas pessoais com as da empresa

Um erro muito comum é deixar de separar as despesas pessoais dos gastos da empresa, comprometendo as finanças da organização. Ao utilizar o dinheiro do caixa para pagar custos particulares, ou tirar dinheiro do próprio bolso para cumprir despesas corporativas, ocorre uma distorção dos gastos fixos da empresa, atrapalhando o fluxo de caixa futuramente.

Para não acontecer esse risco, não misture nunca a conta pessoal com a corporativa. Qualquer gasto que seja da empresa deve ser devidamente anotado e armazenado com o respectivo comprovante de pagamento para simplificar o controle.

6. Desconsiderar os gastos menores

Por menor que seja uma quantia paga, ela deve ser considerada e entrar no balanço do negócio, senão a conta não fecha. Por exemplo, se a companhia gasta 2 reais por certa operação bancária, no inicio pode parecer pouca coisa, mas se ela realiza 100 dessas operações ao longo do mês, o valor se torna relevante.

7. Não ter um sistema específico para realizar o controle financeiro

Para fazer uma gestão correta de contas a pagar e receber, é preciso dedicação e o uso de um sistema próprio para esse fim.

Esse tipo de recurso traz diversas vantagens, como: automatização dos processos, aumento da produtividade dos colaboradores, confiabilidade de gastos, atualização em tempo real, registro de vendas automático, realização de baixa no estoque, fornecimento de indicadores precisos que auxiliarão nas tomadas de decisões etc.

Então, não espere mais para investir o melhor da tecnologia para aperfeiçoar esse serviço tão importante.

8. Deixar de mensurar e acompanhar os resultados financeiros

O controle das contas a pagar e receber concede o rumo correto para uma tomada de decisão segura e garante um futuro de sucesso para a empresa. Ele exige um método inteligente, organizado e efetivo no decorrer do processo de gestão.

Para consolidar e validar essa tarefa, o dono da empresa necessita acompanhá-lo de perto, de maneira frequente. Além disso, é necessário analisar os números e rever as práticas e estratégias de gerenciamento, se for preciso.

Por essa razão, para eliminar medidas e erros cometidos no controle financeiro e acompanhar os resultados, é imprescindível para o êxito da gestão.

Para isso, você pode definir quais serão essas métricas. Dessa forma, será possível monitorar o alcance dos objetivos desejados e elaborar ações para alcançá-los. Alguns desses indicadores que podem ser definidos são: índice de endividamento, capital de giro, patrimônio líquido, lucratividade, rendimentos, custos fixos e variáveis, ROI, entre outros, de acordo com a necessidade do negócio.

Conseguiu entender a importância de um controle efetivo das contas a pagar e receber? Seguindo as dicas aqui apresentas, será possível evitar erros danosos para o negócio, além de alcançar todos os benefícios gerados por uma gestão benfeita. Além disso, é preciso fazer um acompanhamento de resultados de tais práticas para estar ciente de que a empresa funciona perfeitamente.

Este conteúdo foi útil para você? Então, aproveite sua visita em nosso blog para ler o texto “Sua empresa precisa de uma consultoria contábil?” e entender melhor sobre o tema!

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